Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von der Firma Microsoft erkennt wahrscheinlich jeder, der ab und zu einen Computer benutzt. Doch obwohl Excel enorm namhaft ist, überblicken viele nur einen Bruchteil der Funktionen des mächtigen Werkzeugs. Denn Excel könnte wesentlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir beleuchten, was hinter diesem Allround-Talent an Computersoftware steckt.
Excel: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Excel im Überblick
Zunächst einmal sollte man über Excel verstehen, dass diese Computersoftware dafür dient, Tabellen zu entwerfen. Es wird also hauptsächlich dafür benutzt, Datenmaterial nützlich zu erfassen wie auch zu speichern – zum Beispiel Kundenlisten mit Vornamen, Nachnamen, Telefonnummern etc. Um solche Angaben möglichst strukturiert sowie optisch attraktiv aufbereiten zu können, offeriert Excel übrigens verschiedene kostenfreie Vorlagen.
Excel empfiehlt sich aber nicht nur für ebendiese Dateneingabe sowie die optische Aufbereitung dieser Daten, nein. Läuft man über jene Ebene hinaus, wird Excel erst so richtig spannend: Das Tabellenkalkulationsprogramm ist insofern auch in der Lage, Daten systematisch zu analysieren, zu ordnen und auszuwerten – Möglichkeiten, welche viele Nutzer schon nicht mehr nutzen:
- Excel kann unter Einsatz der eingegebenen Angaben Berechnungen durchführen.
- Excel kann Datenmaterial in überschaubare Diagramme und Grafiken verwandeln.
- Excel hilft, definierte Zielgrößen und Zeiträume im Augenmerk zu bewahren.
- Excel offeriert Prognosen basierend auf bisheriger Resultate ab.
Kurz gesagt: Excel ist äußerst einflussreich und extrem klug. Und sogar wenn das Computerprogramm bereits alt ist (erstmalig auf dem Marktplatz erschienen ist es schon 1987), wird es kontinuierlich fortentwickelt. Als Teil der Office-Produktpalette zählt es nebst dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word sowie dem E-Mail-Client Outlook zu den wesentlichsten Angeboten der Firma Microsoft. Mittlerweile ist Excel natürlich auch Teil der Microsoft-Office-365-Familie und keinesfalls mehr nur für Windows verfügbar, sondern auch für macOS sowie als mobile Anwendung für Smartphones wie auch Tablets (Android, iOS, Windows Phone).
Hinweis: Durch die Excel App lassen sich ganz einfach Tabellen, die gedruckt vor einem sind, digitalisieren. Einfach ein Photo aufnehmen und im Nu hat man alle Daten der fotografierten Tabelle digitalisiert in Gestalt einer Excel-Tabelle parat. Super praktisch und flink!
In welchen Abteilungen kommt Excel zum Einsatz?
Wegen der umfangreichen Funktionen kann Excel im Grunde in allen Abteilungen eines Gewerbes sinnvoll eingesetzt werden. Es eignet sich beispielsweise perfekt hierzu, To-Do-Listen zu notieren, welche helfen, den Überblick über zu machende Tasks zu behalten. Wer ein wenig intensiver ins Projektmanagement starten will, kann mithilfe von Excel gleichfalls Timelines erstellen, um Projektphasen zu veranschaulichen, Meilensteine zu bestimmen und die Dauer von Leistungen zu ermitteln. Oder wie wäre es, einen eigenen Kalender zu erstellen, in welchem alle für das Team relevanten Termine sowie Daten eingetragen sind? Kleiner Tipp: Wer in Excel unter „Weitere Vorlagen“ nach dem Schlagwort „Kalender“ recherchiert, erhält zahlreiche kostenlose Kalender-Vorlagen.
Ebenfalls ein sehr beliebter Einsatzzweck von Excel: Zeiterfassung. Von der einfachen tabellarischen Übersicht geleisteter Zeitstunden über eine automatische Summierung sowie Darstellung von Mehrarbeit bis hin zur Generierung umfassender Schichtpläne ist all das realisierbar. Auch für ebendiese Zeiterfassung sind online zahlreiche Excel-Vorlagen kostenfrei erhältlich, welche als Grundlage für die eigene Zeiterfassung dienen können.
In Kombination mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich via Excel des Weiteren Serienbriefe schlau erstellen: Einfach den Text in Word schreiben und die Adressdaten sämtlicher Empfänger in Excel speichern. Nun noch beiderlei miteinander verknüpfen und ab an den Printer schicken – so lässt sich jeglicher Brief mit einer persönlichen Anschrift und Anrede versehen, ohne diese Werte in jedem Schreiben händisch eintippen zu müssen. Dies gelingt in Zusammenhang mit Microsoft Outlook nebenbei bemerkt sogar als Serien-E-Mail.
Wer in einem inländischen Betrieb in der Buchhaltung beschäftigt ist, wird bestimmt mehrfach mit Excel in Berührung kommen. Weil das Programm bietet im Grunde alles, was man als Buchhalter braucht: Es lassen sich selbst Einnahmenüberschussrechnungen erstellen und sowohl die simple wie auch die zweifache Buchhaltung mit Haben und Soll perfekt abbilden.
Neben der Buchführung wird Excel auch von einigen Entwicklern in der Informationstechnik genutzt: Anhand der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XLM-Makros kann man Abläufe automatisieren und auf Basis von Excel eigene Funktionen codieren. Parallel kann man das Tabellenprogramm gleichfalls für einfache Ansprüche als Verzeichnis nutzen.
Ein Programm, hunderte Features: Microsoft Excel
Excel lohnt sich spitze für eine Dateneingabe, die Auswertung jener Datensammlung, für mathematische wie auch statistische Kalkulationen und zur optischen Aufbereitung von Daten und Zahlen in Gestalt von Diagrammen & Co. Genau das macht die Computersoftware Excel zu einem wahren Allround-Talent, das nicht bloß im Unternehmensumfeld, sondern auch im Privaten unzählige sinnvolle Einsatzmöglichkeiten eröffnet. Man denke bloß an Einkaufslisten, To-Do-Auflistungen für die komplette Familienbande, die private Buchführung oder an Gästelisten für die Hochzeit – Excel hilft auch im persönlichen Alltag beachtlich, sich zu verwalten und Pläne anzustellen.
Da überrascht es keinesfalls, dass der Klassiker in der Softwarewelt ebenso heutzutage noch so gefragt ist, wie zu Beginn – selbst wenn jeder Excel-Nutzer ganz gewiss schon öfter als einmal geschimpft hat, weil er in diesem großen Tool nicht die Eigenschaft gefunden hat, welche dieser sucht. Doch dafür gibt es ja glücklicherweise Suchmaschinen: Einmal eingetippt „Wie kann ich in Excel…?“ gelangt man auf unzählige hilfreiche Blogs und Video-Tutorials zu jedem erdenklichen Excel-Problem.
Wollen auch Sie Excel in Ihrem Betrieb einsetzen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
Quellen
- https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/excel
- https://www.computerwissen.de/software/office/excel/programm-excel/mehr-als-nur-tabellenkalkulation-das-kann-excel/
- https://excelhero.de/excel-funktionen/
- https://de.godaddy.com/blog/excel-tipps-fuer-einsteiger-13-wege-excel-richtig-zu-nutzen/
