Folien, Keynotes & mehr: Was das Präsentationstool PowerPoint kann

Sobald es um Präsentationen geht, ist PowerPoint die vorrangige Computersoftware, die einem in den Sinn kommt: Egal, ob es um Präsentationen vor zahlreichen Zuschauern geht, eine teaminterne Aufführung von Zwischenergebnissen in einem Projekt, das Veranschaulichen von Kennzahlen im Geschäftsführermeeting oder eine Präsentation von akademischen Befunden. Doch was verbirgt sich alles in dem Programm, das schätzungsweise 30 Millionen Mal am Tag (https://www.empowersuite.com/de/wissen/powerpoint-studie) rund um den Globus für PowerPoint-Vorführungen eingesetzt wird? Wir richten den Blick hinter die Kulissen der Computersoftware, die den Overhead-Projektor (glücklicherweise) in die hintere Ecke verbannt hat. Die Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft zählt neben Word sowie Excel zu den meistgenutzten Lösungen des Microsoft-Office-Pakets. PowerPoint ist nicht bloß für Windows, aber auch für macOS sowie als mobile Anwendung verfügbar. Und was kann diese Computersoftware? Also, in PowerPoint erstellt man auf allgemein so bezeichneten Folien – der Overhead-Projektor lässt grüßen – verschiedene Beiträge, die sich dann via Beamer oder Bildschirm einem Auditorium präsentieren lassen. Hierbei kann man neben textlichen Inhalten auch Bilder und Videos auf den Folien einfügen. Angesichts verschiedener Lösungen zur Animation kann man ein abgestimmtes Timing zwischen Gesprochenem sowie Gezeigtem umsetzen. Im Gegenteil zu den Folien eines Overhead-Projektors ist PowerPoint daher interaktiver und wesentlich flexibler. Es wird verwendet, um die Worte des Präsentierenden zu stützen oder ergänzend dazu Informationen zu visualisieren, beispielsweise in Gestalt von Tabellen, Ablauf-Diagrammen oder Fotos. Und gewiss liefert PowerPoint hierbei ebenfalls unzählige Auswahlmöglichkeiten, jeglicher Aufführung einen einzigartigen Touch zu geben.

Beamer statt Overhead-Projektor: Die Entstehungsgeschichte von PowerPoint

Im April 1987 wurde die erstmalige Ausführung der Präsentationssoftware, die wir inzwischen als PowerPoint verstehen, von den zwei Softwareentwicklern Bob Gaskins und Dennis Austin veröffentlicht. Dennoch dazumal noch mit dem Namen „Presenter“ und nicht für oder von Microsoft, aber für den Apple Macintosh. Erst drei Jahre nach dem Release, im Mai 1990, erschien die erste Windows-Ausführung von PowerPoint unter dem bekannten Markennamen. Was war in der Zwischenzeit passiert? Noch im selben Jahr, als die Ursprungssoftware Presenter für den Mac erschienen war, demzufolge 1987, übernahm Microsoft die Firma Forethought Inc., die das Programm erschaffen hatte. Der Kaufpreis: Rund 14 Millionen Dollar. Microsoft erkannte offensichtlich sofort das große Potenzial der Software, sicherte sich daher bereits wenige Monate nach ihrer Kundgabe die Rechte an der Vermarktung und Fortentwicklung der Präsentationslösung – noch ehe überhaupt ersichtlich war, ob die Anwendung ein Gewinn werden würde. Obwohl PowerPoint seit langer Zeit der Spitzenreiter in Sachen Präsentationssoftware ist, verfügt ebenso Apple seit 2003 über ihr starkes Konkurrenzprodukt: Keynote. Diese Computersoftware beeindruckt insbesondere durch die Einfachheit sowie Klarheit in der Benutzbarkeit. Als gebührenfreie Option zu PowerPoint ist Impress als Bestandteil von OpenOffice und LibreOffice beliebt, das von der Bedienung aber sehr an Microsofts Präsentationslösung angelehnt ist, aber bei Weitem keinesfalls denselben Funktionsumfang bietet. Wer Wert auf eine deutsche Computersoftware legt, dem sei das Computerprogramm Presentations als Element der Softmaker-Office-Suite geraten.

Was PowerPoint so beliebt macht: Das alles steckt in der Präsentationssoftware

Seit etlichen Jahren zählt Microsoft PowerPoint außer Word sowie Excel zu den meistgenutzten Programmen in Unternehmen – auch wie übrigens ebenso im privaten Feld. Wir wissen schon, dass man mit PowerPoint Vorführungen entwerfen kann. Aber was bedeutet das genau? Gibt es womöglich Funktionen, welche man selbst als Anwender, welcher die Software regelmäßig nutzt, eventuell noch gar nicht beherrscht? Nun, wussten Sie beispielsweise, dass man in PowerPoint statistische Ergebnisse aus Excel geradewegs einbinden kann in Form von anschaulichen Diagrammen oder Tabellen? Oder, dass man Präsentationscharts auch einzeln in Word übernehmen sowie dort damit weiterarbeiten kann? Diese diversen Nutzungen aus der Office-Familie lassen sich ideal verbinden. Ebenso eine wertvolle Funktion: Die Aufzeichnungsmöglichkeit. Auf diese Weise lassen sich Vorträge mitschneiden und auch im Nachgang nochmal anschauen oder können von Personen angeschaut werden, die bei der tatsächlichen Darstellung nicht anwesend sein konnten. Plus für sämtliche Profis sei noch beigefügt, dass PowerPoint sich mittels VBA-Script darüber hinaus vollständig an individuelle Erfordernisse anpassen lässt und man Prozesse automatisieren kann. 

Lustiger Fact: Es gab übrigens niemals eine Office-Version 13 – diese wurde aufgrund von Bedenken wegen Triskaidekaphobie, dementsprechend der Angst von Menschen vor der Zahl 13, kurzerhand schlichtweg übersprungen. Bedeutet: Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) folgte Version 14 (Microsoft Office 2010).

Tipps & Tricks: Perfekte Präsentationen erstellen mit PowerPoint

Eine in PowerPoint angefertigte Präsentation kann noch derart toll gestaltet sein – wenn der Referent den Inhalt nicht gut herüber bringt, ist die Präsentation am Ende trotzdem nicht fein. Die Software kann also generell bloß dabei helfen, den Inhalt verständlicher zu präsentieren oder Gesagtes zu visualisieren. Neben einer guten PowerPoint-Präsentation verlangt es für den wirklich gelungenen Vortrag daher vor allem einer angemessenen Rhetorik des Sprechers – kaum etwas ist ermüdender als ein Redner, der einzig Inhalte von Präsentationsfolien abliest, die dazu noch mit Unmengen an Text überfüllt sind… Das Geheimrezept für eine ideale PowerPoint-Präsentation gibt es bedauerlicherweise nicht, dafür sind die Verwendungszwecke der Computersoftware schlichtweg zu unterschiedlich. Die folgenden Tipps assistieren aber trotzdem, bei der nächsten Vorführung beim Auditorium zu punkten – und gleichzeitig kostbare Zeit bei der Anfertigung der ppt-Datei zu ersparen:

1. Folienmaster nutzen: Über einen Folienmaster lassen sich eigene Folienvorlagen für PowerPoint erstellen, die im Corporate Design des Betriebs designed sind. Es handelt sich hierbei um wiederkehrende Details wie ein Logo, das sich beispielsweise auf jeder Folie oben in der Ecke befindet, ebenso wie eine einheitliche Definition von Farbtönen und Schriftarten auf jeder Folie. Einmal angefertigt, lassen sich dank Folienmaster PowerPoint-Präsentationen unter Befolgung des Corporate Designs mit einheitlichem Design im Schnellverfahren entwerfen.
2. Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Anstatt einfach nur von einer zur nächsten Folie zu springen, kann man bei PowerPoint zwischen unterschiedlichen Formen von Übergängen auswählen. Die Software bietet allerlei verschiedene Übergänge an, wie man diese auch von Computerprogrammen für Diashows oder auch von Videoschnittprogrammen kennt. Gepaart mit der Option, Bewegtbilder für jede Form von Objekten entwerfen zu können, kann die PowerPoint-Präsentation ganz schön unruhig werden. Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein bewusst eingesetztes Zoomen im exakt richtigen Moment beispielsweise kann die Teilnehmer absolut beeindrucken sowie den Fokus der Aufmerksamkeit ziemlich bewusst auf etwas lenken– permanent wechselnde Übergänge bei jeder Folie hingegen stören eher und wirken unprofessionell.
3. Vorlagen verwenden: Microsoft bietet ebenso für PowerPoint etliche Motive mit unterschiedlichsten Designs für jeden Anlass an, welche man als Nutzer gratis verwenden kann. Die Präsentationsvorlagen erstrecken sich von objektiv-schlicht über modern bis hin zu blumig und enthalten verschiedene Design-Elemente wie Beispielzeitachsen oder Infografiken, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.
4. Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Besonders, wenn etliche Fotos oder Videos im Spiel sind, können PowerPoint-Dokumente tatsächlich mal sehr groß werden. Das ist ungeeignet, wenn man die Präsentation beispielsweise per E-Mail verschicken möchte. Man kann die Größe von PowerPoint-Dateien ohne Qualitätsverlust komprimieren, wenn man die hierin integrierten Bilder, Videos und Audios verkleinert, 3D-Modelle entfernt (diese sind sehr ressourcenintensiv), die ppt-Datei in ein PDF-Dokument verwandelt oder die Datei am Schluss „zippt“. 
5. Einen Presenter nutzen: Im Normalfall schaltet man per Maus oder Tastatur zur folgenden Folie. Wer ein kleines bisschen mehr Bewegungsfreiheit für mehr Gestikulation benötigt, demjenigen sei der Gebrauch eines Presenters geraten. Das ist eine kleinere Fernsteuerung, mit welcher man auf die nächste Folie zappen kann, ohne sich nahe des PC’s aufzuhalten. Solche Apparate sind schon für wenige Euro zu bekommen, wirken sich aber in der Regel äußerst positiv auf die Vortragsweise aus.
6. Schriftarten einbetten: Da hat man eine perfekt formatierte Präsentation erstellt, öffnet sie an einem anderweitigeren Rechner als gewöhnlich und stellt fassungslos fest: Vieles ist verrutscht, die zuvor ausgesuchte Schriftart wurde durch eine Norm-Font verdrängt. Der Auslöser: Es wurde eine benutzerdefinierte Font verwendet, welche auf dem PC nicht installiert ist. Um dieses Problem zu lösen, ohne auf persönliche Fonts absehen zu müssen, kann man die Schriftarten einbetten. Hierfür geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt dort die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, bestimmt darunter noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und übernimmt die Änderungen mit einem Klick auf „OK“. Somit sieht die PPP auf jedem PC genau so aus, wie man möchte.

Wollen Sie PowerPoint in einem Unternehmen noch besser benützen und bessere Ergebnisse erzielen? Oder haben Sie Fragestellungen zum Einsatz der Präsentationssoftware? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.