Papierlos und effizient, mit digitaler Sicherheit zum Erfolg

Stoppe
das Papierchaos und steigere deine Produktivität.

Verkürze Durchlaufzeiten und treffe schneller Entscheidungen mit unserem
Dokumentenmanagement System

Für Selbstständige und Unternehmer

Produktivität steigern

Bearbeite und steure alle Dokumente digital. Vereinfache deine Arbeitsprozesse, spare wertvolle Zeit und arbeite effizienter

Ressourcen besser einsetzen

Automatisiere deine Dokumentenablage und gewinne Ressourcen für den Service und die Auftragsbearbeitung

Unabhängig werden

Sei Ortsunabhängig und greife von überall auf deine Dokumente zu, wenn du sie wirklich brauchst

Vom Chaos zur strukturierten
Ordnung

1. Planungsworkshop

Entwicklung eines Berechtigungs- und Ablagekonzeptes

Zuerst setzen wir uns im Zuge eines Planungsworkshops zusammen, definieren deine Dokumentenarten und entwickeln gemeinsam ein sinnvolles Ablage-Konzept unter Berücksichtigung der Funktionalitäten.

2. Administrator-Schulung

Hintergründe und Zusammenhänge

Nach der Implementierung der Software wird ein kleiner Teil deines Teams in unserer Administratorschulung ausgebildet

3. Anwender-Schulung

Einführung bei deinen Mitarbeitern

Anschließend halten wir bei dir unsere Anwenderschulung. Deine Mitarbeiter erhalten von uns alles was sie brauchen um mit dem Dokumentenmanagement System zukünftig eigenständig arbeiten zu können.

4. WORKFLOW

Automatisierung von Prozessen

Und um die Effizienz bei dir noch weiter zu steigern, führen wir im letzten Schritt unseren WORKFLOW durch, um verschiedene Unternehmensprozesse zu automatisieren

5. Q&A

Für Fragen oder bei Neuerungen werden wir regelmäßig einen Videocall bereitstellen. Solltest du zwischenzeitlich Fragen haben, zögere nicht dich bei uns zu melden.

Previous slide

Next slide

Mit TUBIX in ein digitales Büro

Ohne TUBIX

Du erhältst eine Software und bist auf dich alleine gestellt. Du weißt nicht richtig wie sie funktioniert und wirst sie nicht richtig bedienen können.
Deine Mitarbeiter erhalten keine Einweisung und haben keinen Ansprechpartner, der sie bei Fragen unterstützt. Daher werden sie das Programm nicht akzeptieren und den Mehrwert nicht erkennen.
Das DMS wird nicht konsequent genutzt, dadurch entsteht Chaos und es wird noch mehr Zeit in Suchen verschwendet.

Mit TUBIX

Du erhältst eine Software, die auf deine Bedürfnisse von uns angepasst ist. Du bekommst genau gezeigt, was sie kann und wie du sie nutzt.
Deine Mitarbeiter erhalten eine detaillierte Einweisung und können sich bei
Fragen auch im Nachhinein jederzeit bei uns melden. Sie bekommen den Mehrwert des DMS erklärt und erhalten eine Schritt für Schritt Anleitung.
Das DMS wird dich und deine Mitarbeiter im Büroalltag unterstützten. Deine Mitarbeiter sparen Zeit und können sich um andere Gewinnbringende Aufgaben kümmern. Und du sparst dadurch Geld.

Du willst...

... weniger Dokumente und Informationsverlust

...Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen

...einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

...Beschleunigung der Arbeitsprozesse

...verbesserte Dokumentensicherheit

...schnellen Informationszugriff

...Fehlerminimierung

...Kostensenkung

Warum die Erstberatung?

Mit der Erstberatung finden wir in einem gemeinsamen Gespräch heraus, wo du gerade bei der Digitalisierung mit deinem Unternehmen stehst und wo wir dich gezielt unterstützen können.
Selbst wenn wir merken, dass wir dir nicht helfen können, erhältst du von uns 2-3 neue Impulse. nvxconxocnvxcjjjjjjcvn.
Nur mit der Erstberatung können wir einen gemeinsamen Plan erstellen, wie wir dich bei der Einführung eines DMS unterstützen können. Wir wollen, dass du und dein Unternehmen 100% davon profitieren, statt dein Geld und unsere Zeit zu verschwenden.

Welche Vorteile hat ein DMS für dich?

Du hast immer Zugriff auf deine Dokumente

Ob auf dem Smartphone, Tablet oder PC: Mit einem papierlosen Büro hast du immer und jederzeit Zugriff auf deine Dokumente. Zu Hause, im Büro oder unterwegs! Du bist auf dem Weg zum Meeting und hast ein wichtiges Dokument vergessen? Kein Problem! In einem papierlosen Büro speicherst du alle Dokumente in einer zentralen Ablage. Diese Ablage funktioniert wie ein gut organisierter Aktenschrank, der alle Dokumente digital aufbewahrt.

Du kannst deine Dokumente schneller finden

Papierdokumente sind oftmals schwer aufzuspüren. Schnell können wichtige Belege und Rechnungen verloren gehen, falsch abgelegt oder versehentlich weggeschmissen werden. Digital abgelegte Dokumente kannst du einfach mit einer Suchfunktion wie bei Google finden. Statt sich auf eine mühsame manuelle Suche nach einem Dokument in einem vergrabenen Ordner zu begeben, findest du Dateien ab sofort mit nur einem Klick!

Du sparst Geld

Du sparst Ausgaben für Papier, Drucker, Tinte und Porto, Bürofläche für Akten und Arbeitszeit deiner Mitarbeiter für die Verwaltung des papierreichen Büros.

Besserer Kundenservice

Die Digitalisierung beschleunigt nicht nur Arbeitsabläufe. Du kannst auch deinen Kundenservice verbessern und Außendienst- oder Servicemitarbeitern die Möglichkeit geben, während des Kundengesprächs jederzeit relevante Daten abzurufen. Deine Mitarbeiter können Kundenanliegen besser bearbeiten, weil sie mit einem Klick auf die gesuchten Informationen zugreifen können.

Du sparst Platz

Papier, Ordner und Aktenschränke nehmen viel Platz ein. Häufig stapeln sich Dokumente und Akten schneller, als man sie sortieren und organisieren kann. In einem papierlosen Büro kannst du alle Dokumente entweder auf einem firmeninternen Server oder in der Cloud speichern. So brauchst du weniger Platz im Büro und du und deine Mitarbeiter genießen einen aufgeräumten und übersichtlichen Arbeitsalltag.

Du hast deine Daten sicher verwahrt

Unser DMS verfügt über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, damit deine Dateien sicher verwahrt sind. Digitale Daten sind damit besser gesichert, als analoge Aktenschränke es je sein könnten.

Häufig gestellte Fragen?

Was ist DMS überhaupt?

Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Ist unser DMS Cloud-basiert oder lokal installiert?

DMS ist eine Anwendung, die im Cloud basiert. Das bedeutet, dass die Dokumente sicher in der Cloud gespeichert sind, wodurch von verschiedenen Geräten und Orten aus auf sie zugegriffen werden kann. Darüber hinaus eliminiert es die Notwendigkeit von zusätzlicher Hardware oder Servern.

Wie arbeitet unser Programm?

Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem werden deine Dokumente mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in DMS integriert, um meine Daten zu schützen?

Wir legen großen Wert auf den Schutz deiner Daten. Unser DMS nutzt moderne Sicherheitsprotokolle wie Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und mehrstufige Authentifizierung, um sicherzustellen, dass deine Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Des Weiteren befinden sich unsere Server in geschützten Rechenzentren, die regelmäßig auf Sicherheitsstandards überprüft werden.

Ist es möglich, meinen Mitarbeitern spezifische Zugriffsberechtigungen zu geben?

Ja, in DMS kannst du für jeden Benutzer individuelle Zugriffsrechte festlegen. Dadurch kannst du den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner basierend auf den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter einschränken.