DOKUMENTEN-MANAGEMENT SYSTEM
Papierlos und effizient mit digitaler Sicherheit zum Erfolg.
Prozesse optimieren
Mit unserem DMS-Produkt können Sie Ihre Prozesse optimieren und somit Zeit und Ressourcen effizienter nutzen.
Ausgaben senken
Durch die Implementierung unseres DMS-Produkts können Sie Ihre Ausgaben signifikant senken und somit die Rentabilität Ihres Unternehmens steigern.
Perfekter überblick
Unser DMS-Produkt bietet Ihnen den perfekten Überblick über alle Ihre Dokumente und Prozesse.
Unternehmen optimieren permanent alles Mögliche – von Produkten und Services bis hin zur Produktion. Sie kaufen zum Beispiel neue Technik, die einen Großteil der menschlichen Arbeit schneller und besser erledigen soll.
Gleichzeitig lassen sie häufig die verwaltenden Bereiche unberücksichtigt. Dort werden noch immer mühsam Dokumente gesucht, Briefe zur Post gebracht und Pappordner gefüllt. Aber auch hier findet aufgrund neuer Anforderungen ein Umdenken statt.
Neben den offensichtlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems wie Platzersparnis, einem mobilen Büro und der Anbindung an alle Buchhaltungsprogramm gibt eine Vielzahl weiterer Vorteile.
Besonders den finanziellen Aspekt durch die Einsparung von Arbeitszeit und Ressourcen erklären wir gerne – so individuell wie das passende DMS-System.
Was unsere Kunden über Uns sagen
Lassen Sie die Stimmen unserer zufriedenen Kunden für sich selbst sprechen.!
» Ich war auf der Suche nach einer allumfassenden IT-Betreuung für mein Unternehmen. Mein Ziel war es, durch die Einführung von IT-Sicherheitsstandards nach aktuellen technischen Anforderungen und nach gesetzlichen Richtlinien der DSGVO und GoBD erste Vorbereitungen zur Umfirmierung in eine GmbH zu treffen. Nun habe ich beides erreicht: Die Umfirmierung in eine GmbH und dank TUBIX bin ich auch bestens gerüstet, was die IT-Sicherheit in meinem Unternehmen betrifft. Nebenbei konnte ich durch die zielgerechte Beratung von TUBIX außerdem Arbeitsabläufe digital optimieren. Mein Team kann seitdem noch effizienter arbeiten. Analyse, Ausarbeitung, Ausführung und Betreuung absolut top! Vielen Dank und auf eine weitere gute Zusammenarbeit! «
» Ich trat an TUBIX heran, zwecks einer Lösung für ein digitales Dokumenten-management. Schon nach dem ersten Gespräch mit den IT-Spezialisten, war mir jedoch klar, dass TUBIX außerdem die Lösung für die Betreuung meiner kompletten IT-Infrastruktur darstellt. Ein zuverlässiger Ansprechpartner für alle Fragen rund um die IT – der Idealfall für meinen Bedarf. «
Häufig gestellte Fragen
Was ist DMS überhaupt?
Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.
Ist unser DMS Cloud-basiert oder lokal installiert?
DMS ist eine Anwendung, die im Cloud basiert. Das bedeutet, dass die Dokumente sicher in der Cloud gespeichert sind, wodurch von verschiedenen Geräten und Orten aus auf sie zugegriffen werden kann. Darüber hinaus eliminiert es die Notwendigkeit von zusätzlicher Hardware oder Servern.
Ist es möglich, meinen Mitarbeitern spezifische Zugriffsberechtigungen zu geben?
Ja, in DMS können Sie für jeden Benutzer individuelle Zugriffsrechte festlegen. Dadurch können Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner basierend auf den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter einschränken.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in DMS integriert, um meine Daten zu schützen?
Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Eco DMS nutzt moderne Sicherheitsprotokolle wie Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und mehrstufige Authentifizierung, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Des Weiteren befinden sich unsere Server in geschützten Rechenzentren, die regelmäßig auf Sicherheitsstandards überprüft werden.
Wie arbeitet unser Programm?
Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem werden Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.
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