Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- wie auch Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft entwickelt wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlicher Größenordnung benutzt – von kleineren über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bringt eine Reihe von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich diese Option rentiert, nehmen wir in diesem Blog-Beitrag unter die Lupe.
Das Programm SharePoint von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) wurde im Jahr 2001 als interne Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Konzepts erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, die Unternehmen selbst erstellen wie auch warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente und Informationen gespeichert und gemeinsam genutzt. Die Plattform selbst kann hausintern oder außerhalb (oder eine Komposition aus beidem) genutzt werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Informationen zu den gegenwärtigen Plänen & Preisen sind hier zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
Einsatzzwecke von Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Formen verwendet werden. Es ermöglicht es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erzeugen, zu editieren wie auch abzuspeichern.
Die Software wurde eigentlich entwickelt, um Intranets zu erstellen, aber in der Zwischenzeit wird diese auch für Extranets sowie Intranet-Websites gebraucht. Über die Tatsache hinaus können Nutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Meetings beteiligt sein sowie Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Teamarbeit optimiert und erleichtert. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich im SharePoint schnell sowie einfach wesentliche Infos finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Dokument oder aber einen Internetseiten-Link dreht.
SharePoint kann außerdem für eine Vielzahl von weiteren Angelegenheiten genutzt werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder einem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung sowie Planung.
Die größte Stärke von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Einrichten von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was hierzu gehört (Benutzerprofile, Kommentare usw.).
Kurzum: SharePoint ist eine starke Webseite, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte und Dokumente effizient zu verwalten wie auch zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:
• Geschäftsprozesse automatisieren
• Daten speichern, teilen sowie in Kooperation bearbeiten
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
• Infos in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
• Integration in weitere Microsoft-Office-Anwendungen
Warum sollte ich SharePoint nutzen?
Wie wir nun verstehen, erlaubt SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu arrangieren und zu teilen. Die Plattform bringt eine zentrale Stelle, an der Projektteams Fakten austauschen und an Projekten wirken können. Nutzt man SharePoint als Intranet, optimiert dies die Kommunikation und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Wissen innerhalb des Unternehmens flink, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.
Damit bringt der SharePoint etliche Nutzen für Unternehmen, zum Beispiel:
• Optimierte Zusammenarbeit und Kommunikation
• Erhöhte Effizienz
• Hochflexible sowie anpassbare Lösung
• Verbesserte Dokumentenverwaltung
• Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
Sicherheit geht vor: So machen Sie Ihren SharePoint sicher
Die Sicherheit Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutsamkeit. Speziell, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind, sind Daten wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Die Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind das Fundament Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie einbüßen, haben Sie möglicherweise keine Möglichkeit, diese wiederherzustellen – die Plattform muss daher in jedem Fall geschützt sein! Es darf nicht das Mindeste verloren gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.
SharePoint bringt eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass die Daten sicher sind – egal, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf dem lokalen Netzwerk. Um mögliche Sicherheitslücken zu unterbinden, empfehlen wir folgende Maßnahmen:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Anmeldevorgang zu SharePoint
- Administrator-Konten speziell schützen
- Berechtigungen aufmerksam vergeben
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung in Sachen Datensicherheit
- Leitfaden für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Nutzer am besten umgehen sowie bei Verwendung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma einsetzen wollen, sprechen Sie uns gerne an: Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung und der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Form der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?
