Milch einkaufen, Geburtstagspräsent für Anne kaufen, Rechnung Stadtwerke begleichen, Angebot Musterfirma versenden – bis Dienstag! Unser Alltag wimmelt von zu erledigenden Tätigkeiten, welche es im Kopf zu bewahren heißt. Um dabei nichts Elementare zu vergessen, eignen sich simple Todo-Listen oder bunte Klebezettel, auf welchen wir alle überfälligen Tasks aufschreiben können. Wer es lieber digital möchte, dem stehen eine ganze Reihe von „Todo-Listen-Apps“ zur Verfügung. Wir schauen uns heute die Möglichkeit der Microsoft To-Do einmal im Detail an – und vergleichen sie mit dem mächtigsten Mitbewerber Todoist.
In dieser komplexen Welt, welche beständig sowie überall unsere Beachtung verlangt, erscheint es fast ausgeschlossen, sich alles einprägen zu können. Die Lösung, um Übersichtlichkeit in das Durcheinander zu schaffen: Todos erfassen und untereinander in Listenform sammeln – parat, abgehakt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz herkömmlich auf dem Papier in einem Block oder digital erstellen. Wer die Todo-Listen von verschiedenen Devices aus einsehen sowie abarbeiten können möchte, dem seien Todo-Listen-Apps empfohlen. Jene Werkzeuge helfen dabei, keine Sache mehr zu übersehen und versprechen mehr Effizienz und Organisation im Alltag.
Aus psychologischer Sichtweise ist es enorm hilfreich, überfällige Angelegenheiten aufzuschreiben – denn so können wir den Gedankengang erst einmal ignorieren und uns mit mehr Konzentration und ganzer Aufmerksamkeit unserer aktuellen Aufgabe widmen, anstatt parallel zu versuchen, etliche Punkte im Hinterkopf zu behalten (https://www.psychologytoday.com/intl/blog/the-science-success/201212/the-secret-shrinking-your-do-list). Einmal in einer Todo-Auflistung gespeichert, ist es deshalb, als ob wir im Task-Manager des Gehirns unnütze Vorgänge abhaken und so unsere Arbeitsspeicher-Leistung verbessern. Parallel hat das Abhaken von Punkten auf einer Todo-Auflistung logischerweise ein ungemein erfüllendes Gefühl! Es bringt Transparenz, lässt uns erfolgreich fühlen und motiviert uns, die kommenden Aufgabenstellungen mit Schwung anzugreifen.
Mit Microsoft To-Do Aufgaben im Blick behalten
„Wunderlist“ galt für lange Zeit als das beste Werkzeug rund um Todo-Listen. Aber inzwischen ist die Applikation nicht mehr erhältlich. Die Ursache: Microsoft kaufte Wunderlist auf und ließ das Wissen dieser Lösung in die eigene To-Do-Listen-Lösung einfließen.
Microsoft To-Do (https://todo.microsoft.com/tasks/) ist ein hilfreiches Tool, das einem dabei behilflich ist, Tasks zu organisieren sowie zu bevorzugen. To-Do ist auch nützlich, um Terminierungen und Erinnerungen zu generieren. Es gibt eine Software-Option für den Webbrowser, als native Windows- plus macOS-Anwendung und als App (Android und iOS).
Im Rahmen von Microsoft To-Do lassen sich ganz problemlos Aufgabenstellungen anlegen sowie erledigen. Um auch im Team zusammen tätig sein zu können, kann man den Tasks ebenfalls Bearbeiter zuweisen. Des Weiteren kann man Tasks nach Relevanz, Erstellungsdatum oder anderweitigen Merkmalen ordnen. Für maximalen Standard lassen sich ebenso Notizen sowie Anhänge an Tasks heften. Natürlich ist es ebenso möglich, Aufgaben mit Deadlines zu versehen plus sich Erinnerungen einzustellen. In einer Liste werden einem klar sämtliche Todos dargestellt – für einen noch besseren Überblick kann man diese anhand von Kategorien bündeln und ordnen.
Vorzüge von Microsoft To-Do:
• Nahtlose Integration in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
• Gratis für alle Inhaber eines Microsoft-Accounts
• Automatische Synchronisation von Aufgaben über das Office 365-Konto (wenn notwendig)
• Apps für sämtliche Gerätschaften & Betriebssysteme verfügbar
Schwächen von Microsoft To-Do:
• Mehrere Konten werden unterstützt, können aber nicht zusammengeführt werden (d. h. man muss unter den Konten wechseln)
• Das Sharen von Listen zwischen privaten Konten sowie Businesskonten wird nicht unterstützt
• Bei vielen Aufgaben kann man die Übersicht verlieren
Welches Tool ist besser: Todoist oder To-Do von Microsoft?
Todoist (https://todoist.com/de) wurde genau wie Microsoft To-Do entworfen, um Tasks übersichtlich im Auge zu behalten und diese effizient ausführen zu können. In der Funktionalität sind die beiden Methoden äußerst ähnlich – Todos anlegen, Hinweise einrichten, Fälligkeitsdatum hinterlegen, Prios setzen, Kommentare schreiben und Co. sind in beiden Tools gleichermaßen möglich.
Im Gegensatz zu To-Do ist Todoist allerdings nicht komplett kostenfrei. Es gibt eine kostenfreie Ausführung, dennoch können in dieser kostenfreien Version keinerlei Notizen dazugefügt werden – das ist nur in der kostenpflichtigen Premium-Version möglich. Wer daher den gleichen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben möchte, muss bei Todoist bezahlen. Dafür bekommt er dann jedoch auch eine – wie viele Anwender finden – bisschen modernere Benutzeroberfläche, wenngleich dies natürlich immer Geschmackssache ist.
Ergänzender Nachteil für Todoist im Vergleich zu To-Do: Es gibt kaum so nahtlose Integrationsmöglichkeiten in bestehende Microsoft-Programme wie Outlook. Wer sowieso schon Microsoft-Office-Produkte im Gebrauch hat, für den ist To-Do deshalb zu empfehlen. Und wer mit To-Do an seine Limitierungen gelangt, für den ist nicht Todoist eine potentielle Option, sondern eher das Tool Microsoft Planner, da Todoist von der Funktionsvielfalt nicht mehr offeriert als To-Do, auch wenn dieses kostenpflichtig ist.
Weitere Alternativen zu Microsoft To-Do und Todoist sind beispielsweise die Tools „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ und „Trello“.
DSGVO & Microsoft To-Do: … und wie ist das mit dem Datenschutz beim Einsatz von To-Do?!
Wer über den Gebrauch von Microsoft To-Do als Aufgabenplanung nachdenkt plus schon Microsoft 365 verwendet, hat sich sicherlich schon mit den hiermit aufkommenden Datenschutzherausforderungen auseinandergesetzt. Denn: Der Gebrauch von Microsoft 365 ist per se erstmal nicht DSGVO-konform! Es besteht also Handlungsbedarf, um den Arbeitseinsatz nach europäischem Recht gesichert und von Rechts wegen gültig zu machen. Unternehmen, welche 365-Abonnenten sind und dies noch nicht erledigt haben, müssen es demzufolge schleunigst nachholen. Was genau zu unternehmen ist? Eine Risikoeinschätzung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Abstimmung mit der Compliance Abteilung wie auch eine strenge Angleichung des Dienstes von Seiten der IT (Deaktivieren aller nicht dringend nötiger Services sowie sämtlicher Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden).
Wer schon seine Hausaufgaben getätigt hat, der kann beim Einsatz von To-Do beruhigt durchatmen: Microsoft To-Do benutzt „Exchange Online“ zur Speicherung und Synchronisierung der Daten und selbige befinden sich auf deutschen Servern. Bedeutet konkret: Bei Anwendung von Microsoft To-Do werden alle Aufgaben in einem Exchange Online-Postfach gesammelt, indem zum Beispiel ebenso Mails und Kontakte liegen. Für den Datenschutz ist dies gut, dass für Exchange bereits mehrere Compliance- und Sicherheitsregeln gelten angesichts des Datenverkehrs.
Der Datenaustausch findet bei To-Do im Übrigen ausschließlich verschlüsselt statt. Ein kleines Restrisiko dafür, dass womöglich personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet werden, bleibt allerdings bestehen beim Gebrauch von To-Do – dagegen schafft nur Abhilfe, möglichst wenig bzw. im idealen Fall keine sensible Daten in der Task-Management-Anwendung zu speichern.
