Dokumenten-management System
Papierlos und effizient mit digitaler Sicherheit zum Erfolg.
Dokumente zukunftssicher, effektiv und rechtskonform verwalten in einem Dokumentenmanagement System (DMS)
Die digitale Transformation ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Mit einem Dokumentenmanagement System (DMS) behalten Sie den Überblick. Scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden: Dokumentenverwaltung effizient und kostengünstig.
Wir lassen Sie mit Ihrem neuen DMS nicht alleine
Denn die Installation ist erst der Anfang. Von uns erhalten Sie einen Leitfaden, wie Sie vorgehen, auf dem Weg in die Digitalisierung.
Mitarbeiterschulungen und ein individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmter Workflow zur Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen erleichtern Ihnen den Start mit Ihrem neuen DMS.
Planungsworkshop
Entwicklung eines Berechtigungs- und Ablagekonzeptes
Administrator-Schulung
Hintergründe und Zusammenhänge
Anwender-Schulung
Einführung bei Ihren Mitarbeitern
ecoWORKZ Workshop
Automatisierung von Prozessen
Merkmale des TUBIX Dokumentenmanagements
- Einrichtung und Installation Ihres neuen DMS, inkl. MS Office Plugin.
- Gemeinsame Definition der Anforderungen und benötigter Workflows.
- Klärung wie und in welcher Form Dokumente archiviert werden sollen.
- Bei Bedarf Erläuterung des Offline Client für den externen Datenexport.
- Anpassung auf individuelle Bedürfnisse.
- Einführung in das DMS, Leitfaden für die Nutzung.
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem DMS-Programm.
Ihre Vorteile?
Neben den offensichtlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems wie Platzersparnis, einem mobilen Büro und der Anbindung an alle Buchhaltungsprogramme gibt eine Vielzahl weiterer Vorteile:
Kein Papierchaos und schneller Zugriff auf Ihre Dokumente
Unser DMS bietet den Vorteil eines effizienten, papierlosen Büros. Kein Papierchaos mehr, sondern schneller Zugriff auf elektronische Dokumente. Mit intelligenter Indexierung und Volltextsuche finden Sie Ihre Dateien im Handumdrehen. Sichere Zusammenarbeit und individuelle Zugriffsberechtigungen gewährleisten den Schutz sensibler Daten. Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens mit unserem DMS.
Erhöhte Effizienz durch vereinheitlichte Dokumentenverwaltung
Unsere vereinheitlichte Dokumentenverwaltung bietet erhöhte Effizienz. Mit einem zentralen Zugriff auf alle Dokumente sparen Sie Zeit und Ressourcen. Optimieren Sie Arbeitsabläufe, fördern Sie die Zusammenarbeit und steigern Sie die Produktivität. Unsere sichere Lösung ist darauf ausgelegt, Ihre Dokumente zu schützen.
Rechtssicherheit durch revisionskonforme Archivierung (GoBD)
Unsere revisionskonforme Archivierung (GoBD) bietet Rechtssicherheit. Schützen Sie Ihre Dokumente gemäß den rechtlichen Anforderungen. Wir gewährleisten eine lückenlose Dokumentenverfolgung und einfache Suche.
Verbesserte abteilungsübergreifende Kommunikation
Unser DMS verbessert die abteilungsübergreifende Kommunikation. Teilen Sie Dokumente effizient und arbeiten Sie reibungslos zusammen. Koordinieren Sie Aufgaben und steigern Sie die Produktivität.
Wahrung der Datenschutzrichtlinien im Sinne der EU-DSGVO
Unser DMS gewährleistet Datenschutz gemäß EU-DSGVO. Schützen Sie vertrauliche Daten, implementieren Sie Zugriffskontrollen und erfüllen Sie Datenschutzrichtlinien
Prozesse optimieren
Ausgaben senken
perfekter Überblick
Ist es möglich, meinen Mitarbeitern spezifische Zugriffsberechtigungen zu geben?
Ja, in DMS können Sie für jeden Benutzer individuelle Zugriffsrechte festlegen. Dadurch können Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner basierend auf den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter einschränken.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in DMS integriert, um meine Daten zu schützen?
Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Eco DMS nutzt moderne Sicherheitsprotokolle wie Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und mehrstufige Authentifizierung, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Des Weiteren befinden sich unsere Server in geschützten Rechenzentren, die regelmäßig auf Sicherheitsstandards überprüft werden.
Ist unser DMS Cloud-basiert oder lokal installiert?
DMS ist eine Anwendung, die im Cloud basiert. Das bedeutet, dass die Dokumente sicher in der Cloud gespeichert sind, wodurch von verschiedenen Geräten und Orten aus auf sie zugegriffen werden kann. Darüber hinaus eliminiert es die Notwendigkeit von zusätzlicher Hardware oder Servern.
Was ist DMS?
Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.
Wie arbeitet unser Programm?
Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem werden Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.