Eine Umfrage zur Zufriedenheit der Kunden, ein Arbeitnehmer-Quiz anlässlich eines Firmenjubiläums oder aber die Abfrage von Essensvorlieben für ein Fest: Immer öfter begegnen einem im (Arbeits-) Alltag leicht verständliche oder ebenfalls umfangreiche Umfragen. Ein brauchbares Instrument für eine Erstellung solcher Befragungen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich unterschiedlichste Quiz, Fragebögen und Tests erzeugen und auswerten. Jene Daten können danach bei Bedarf in Microsoft Excel transportiert und an dieser Stelle weiterbearbeitet werden.
Microsoft Forms (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes) ist ein cloudbasierter Service, der es Nutzern erlaubt, Formulare zu generieren, auszufüllen und zu analysieren. Forms kann für eine Menge von Angelegenheiten genutzt werden, beispielsweise um eine Befragung zur Kundenzufriedenheit durchzuführen, einen Test zu generieren oder Feedback von Kollegen zu sammeln. Ein klassischer Einsatzbereich ist darüber hinaus die wissenschaftliche Umfrage im Rahmen einer Abschlussarbeit oder zu vergleichbaren akademischen Angelegenheiten.
Microsoft Forms ist eine leicht verständliche, aber starke Umfrage- und Formular-Erstellungs-App, welche in Office 365 enthalten ist. Es ist ein super Instrument für kleinere Firmen, welche simple Umfragen oder Formulare erzeugen möchten, ohne dafür ein externes Tool erwerben zu müssen. Dieses Tool steht sämtlichen Kunden von Office 365 Education sowie sämtlichen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden und auch generell jeglichen Benutzern mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) kostenfrei zur Verfügung. Um das Tool verwenden zu können, muss man sich nur auf der Internetseite forms.office.com registrieren – im Nu kann man mit der Erstellung von Umfragen, Tests und Abstimmungen beginnen!
Forms überzeugt durch eine klare Usability und bringt eine Vielzahl von Designs wie auch Umfrage-Vorlagen mit, die kostenfrei genutzt werden können. Nach der Generierung einer Umfrage kann man mit einem Link andere einladen, an der Befragung teilzunehmen – was mit nahezu jedem Webbrowser sowie mobilen Gerät machbar ist. Microsoft Forms liefert außerdem eingebaute Analysen zur Auswertung der bekommenen Antworten plus ermöglicht einen Datenexport zu Excel zur zusätzlichen Verarbeitung.
Welche Stärken hat Microsoft Forms?
Für alle Nutzer der Microsoft-Welt bringt Forms einen enormen Pluspunkt: Die Fragebögen sind nahtlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint sowie Co. Auf diese Weise können zum Beispiel interne Umfragen direkt in der Teams App ausgefüllt werden in den jeweiligen Räumen, wo sie benötigt werden.
Mit Forms lassen sich alle erhobenen Daten in Nullkommanichts in Form von Echtzeitdiagrammen visualisieren – auf diese Weise kann man diese Ergebnisse ebenso visuell optimal auswerten sowie die Ergebnisse weiterverwenden, um diese zu zeigen, in Meldungen einzufügen, auf der Website einzubinden, etc.. Außerdem ist Microsoft Forms in der Position, vollautomatische Berichte zu generieren – ziemlich clever! Auf diese Weise lassen sich aus den theoretischen Befunden unmittelbar Maßnahmen folgern sowie Schlussfolgerungen ziehen.
Microsoft Forms: Die Schwächen des Tools
Microsoft Forms ist zwar kostenfrei, hat allerdings eine Beschränkung im Umfang. So können Nutzer mit Office 365 für Bildungseinrichtungen sowie Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formblätter erzeugen, bei welchen jedes Formblatt bis zu 50.000 Antworten beinhalten kann. Diejenigen, die Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) verwenden, können ebenfalls bis zu 200 Formulare erstellen, an dieser Stelle kann jedes Formular jedoch wesentlich weniger Stellungsnahme haben: Bei gebührenpflichtigen Konten sind es bis zu 1.000 Antworten; bei kostenfreien Konten nur bis zu 200 Stellungsnahmen.
In den meisten Fällen dürfte das reichen – allerdings ist es lästig, schon reichlich Mühe in eine Befragung gesteckt zu haben, um anschließend herauszufinden, dass die Antwortmöglichkeiten nicht ausreichend sind und man in einem neuen Programm von vorne beginnen muss… Tipp für alle, die regulär Forms nutzen: Um „Platz“ für Antworten zu sparen, kann man schlichtweg bestehende Antworten alter Befragungen in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren sowie diese anschließend aus der Befragung entfernen.
Andere Nachteile von Microsoft Forms: Die Umfragen sind bloß bedingt wandlungsfähig und es stehen keinerlei optionalen Funktionen bereit. Außerdem gibt es eine eingeschränkte Menge an Fragen sowie Antwortmöglichkeiten.
Welche Konkurrenzprodukte zu Microsoft Forms lohnen sich?
Anbieter von Umfrage- sowie Befragungstools gibt es wie Sand am Meer. Microsoft Forms ist da bloß eines von vielen. Der Wettbewerb ist demzufolge beachtlich. Zu den am häufigsten verwendeten Tools zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll und Google Forms.
Während der Funktionsumfang bei allen Programmen recht ähnlich ist, differieren die Preise gewaltig! Von kostenlos bis einigen hundert Euro monatlich ist alles vorhanden. Hat man keine besonderen Anforderungen, genügen kostenlose Methoden wie Microsoft Forms bestimmt aus – erst wenn es besonders wird, ist ein prüfender Blick nötig. Aber solange es nicht nötig ist, lautet unser Rat: Ersparen Sie sich den teils mühsamen Pfad durch einen Software-Dschungel.
… und was ist mit dem Datenschutz?!
Alle Fakten aus den Befragungen, welche durch Microsoft Forms gemacht und gebündelt werden, sind auf Servern in den USA sowie Europa gespeichert. Für alle Kunden, die ihren Standort in Europa haben, werden ausschließlich europäische Rechenzentren genutzt, um die DSGVO einzubeziehen. Die Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt.
Demzufolge kann man sagen: Ja, eine DSGVO-konforme Verwendung von Microsoft Forms ist machbar. Allerdings ist zu beachten, dass es bei Microsoft Forms nicht möglich ist, dass ein Administrator relevante Compliance- und Sicherheits-Einstellungen vornimmt, anstatt dessen hat der Verfasser jeder Befragung selbst die Verantwortung, die Befragung DSGVO-konform zu gestalten.
Im Allgemeinen sollten bei einer Umfrage bloß wirklich benötigte Daten erhoben werden – personenbezogene Daten, vor allem sensibler Herkunft, haben an dieser Stelle gar nichts zu suchen! Außerdem ist ebenfalls bei anonymisierten Umfragen darauf zu achten, dass keinerlei Rückverfolgungen zu einer Person möglich sind – führt man etwa eine Umfrage in einem kleineren Kollektiv durch, in welchem es bloß zwei Frauen gibt, so kann die Anonymität ggfs. nicht gewährleistet werden, sodass die Fragestellung nach Geschlecht entsprechend ausgelassen werden müsste.
Zudem ist entscheidend zu wissen, dass beim Aufruf einer Befragung, die mittels Microsoft Forms erarbeitet wurde, im Vorfeld Daten gesammelt werden, beispielsweise die IP-Adresse, bei welcher es sich gemäß DSGVO um ein personenbezogenes Datum handelt. Leider bietet Microsoft derzeit kein Consent-Management an, das eine Ermächtigung zum Setzen der Cookies einholt – dabei nutzt das Programm eine ganze Reihe von Cookies! Will man das Programm DSGVO-zuverlässig einsetzen, muss man also hinsichtlich der Cookies sowie dem Consent-Management eigenständig Hand anlegen.
Tipp: Des Weiteren sollte ein entsprechender Datenschutzhinweis zu Beginn der Umfrage erscheinen. Die erste Fragestellung sollte eine Ermächtigung der Personen anfragen und beispielsweise so lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende ausdrücklich „Ja“ sagt, sollte die Umfrage überhaupt starten.
