Wirkungsvoller Dokumentenschutz auf Lebzeiten!
Unerwünschter Datenabfluss kann für Unternehmen existenzielle Konsequenzen innehaben. Daher sind effiziente Schutzmaßahmen, beispielsweise der Gebrauch der Information-Rights-Management-Lösung ein unabdingbares Must-Have für jedes einzelne Unternehmen. Wie die Technik detailliert funktioniert und weshalb sie bei einer umfangreichen Informationssicherheitsstrategie nicht fehlen sollte, offenbaren wir Ihnen im nachfolgenden Artikel.
Der innovative Fortschritt hat in den vergangenen Dekaden eine Fülle disruptiver Neuerungen hervorgebracht – und dabei die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, wie auch kommunizieren, grundlegend geändert.
Weiter sogar: Betriebe sind mittlerweile angesichts bahnbrechender Innovationen wie das Cloud Computing, die künstliche Intelligenz sowie das Internet der Dinge nicht bloß äußerst vernetzt, sondern auch smarter und interaktiver eingerichtet als je zuvor.
Allerdings steigt mit dieser Entwicklung ebenso die Gefahr, dass kritische Geschäftsinformationen unkontrolliert das Unternehmen verlassen, unerlaubt ausgenutzt oder aber absichtlich gestohlen werden.
So verzeichneten die Datenschutzbehörden in Deutschland im Jahr 2021, einer Auswertung von DLA Piper gemäß, 40.000 Datenschutzverletzungen.
Darüber hinaus sind dem Information Risk Research Expertenteam von Gartner 50–70 % (
5 Myths About Insider Threat Management oder Insider-Bedrohungen mit Analytics entlarven) jeglicher Sicherheitsvorfälle und 75 Prozent der gesamten Sicherheitsverstöße auf nachlässige oder aber heimtückische Mitarbeiter zurückzuführen.
Aus diesem Grund ist es bedeutend, dass die Firmen die Sicherheit ihrer Geschäftsinformationen bitterernst nehmen sowie nachhaltige und umfangreiche IT-Schutzmaßnahmen einführen – besonders in Hinsicht auf den Informationsschutz.
Ein wirksames Werkzeug kann hier Information-Rights-Management, kurz gesagt IRM, sein.
Schutz nahe der Geschäftsinformation!
Im Gegensatz zu herkömmlichen Informationsschutzlösungen, die in der Regel nur den Übertragungsweg oder die Benutzung beschützen, verfolgen Information-Rights Management-Lösungen die Absicht, die Schutzvorkehrungen nach Möglichkeit nahe an der schützenden Geschäftsinformation, zu positionieren.
Außer dem reinen Schutz von persistent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management festgelegt werden, inwiefern individuelle Benutzer die Geschäftsdaten etwa bearbeiten, drucken oder an weitere Nutzer weiterleiten dürfen. Die Bestimmung der autorisierten Nutzer und ihre Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte erfolgt dabei wahlweise ad-hoc durch den Urheber eines Dokumentes bzw. einer E-Mail oder über zentral festgelegte Sicherheitsrichtlinien, welche jeweils zur Anwendung kommen.
Ferner hat der Autor die Möglichkeit, die Berechtigungen temporär zu befristen oder sie nachträglich zu entreißen. Dies kann insbesondere bei der Projektarbeit von großem Vorteil sein oder im Falle einer fristlosen Entlassung.
Funktionsweise des Information-Rights-Management!
Beim Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung wird generell jedes einzelne Schriftstück, jede Datei oder jede E-Mail, entsprechend ihrem Schutzbedarf, chiffriert.
Möchte ein Benutzer ein IRM-geschütztes Schriftstück oder eine IRM-geschützte E-Mail aufmachen, muss er sich vorerst mit einer Benutzerkennung und/oder einem Passwort authentifizieren. Diese Daten werden mit den Daten auf dem Information-Rights-Management-Server abgeglichen. Im Falle einer Übereinstimmung wird diesem Anwender der Zugang gegeben.
Für die Erteilung von Berechtigungen gibt es, wie bereits erklärt, mehrere Möglichkeiten.
Hierzu gehören Templates, die von dem Autor des Dokuments vordefiniert sind oder aber über wesentlich festgelegte Sicherheitsrichtlinien.
Information-Rights-Management: Vorteile und Nachteile auf einem Blick!
Die Integration von Information-Rights-Management bringt den Firmen merklich mehr Sicherheit und Vorteil als alternative IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.
Zum einen bieten Information-Rights-Management-Lösungen eine vollständige und permanente Zugriffssteuerung über den vollständigen Lebenszyklus der Geschäftsinformationen. Andererseits kann ein fortlaufender Informationsschutz aufgrund von flexibel veränderbaren Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden.
Darüber hinaus können Unternehmen mit einem vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Reihe anderer Bedrohungen antreffen.
Hierzu gehören:
- Internetangriffe: Internetangriffe zählen, laut dem Risikobarometers der Allianz, zu den bedeutendsten Geschäftsrisiken weltweit. Über den Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung laufen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle dank Verschlüsselung keinen Zugriff zu privaten Geschäftsinformationen bekommen.
- wirtschaftliche Schäden: Durch Datendiebstahl, Spionage und Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, gemäß Bitkom, gegenwärtig ein jährlicher Schaden von 223 Milliarden Euro. Durch den Gebrauch einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen wirtschaftliche Schädigungen verhindern.
- Vertrauens- und Reputationsverlust: Werden IT-Sicherheitsverletzungen sowie Datenschutzvorfälle publik verbreitet, müssen Unternehmen mit Reputationsverlusten rechnen, die von negativer Medienberichterstattung herrühren können. Somit sorgten im vergangenen Jahr bekanntgewordene Datenlecks bei Facebook sowie LinkedIn für Aufsehen. Mit dem Einsatz einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen die Glaubhaftigkeit sowie Integrität der digitalen und privaten Geschäftsinformation gewährleisten, unabhängig von der Anzahl von Kopien und den Medien, worauf diese abgespeichert sind.
Trotz der unzähligen Vorteile die Information-Rights-Management-Systeme haben, können sie die Firmen weder vor analogen Bedrohungen und Attacken, zum Beispiel dem Abfotografieren des Bildschirmes oder etwa der Weitergabe eines ausgedruckten Dokuments, noch vor Angriffen, bei welchen die Persönlichkeit eines Anwenders übernommen wurde, schützen.
Höchste Zeit für höchsten Informationsschutz!
Information-Rights-Management-Lösungen gewinnen angesichts der aktuellen Bedrohungslage immer mehr an Bedeutung.
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl renommierter Hersteller, die mit innovativen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Sämtlichen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection.
Microsoft Azure Information Protection ist schon bereits in sämtlichen Microsoft-Tools eingebaut und lässt sich mühelos mit einem Mausklick einschalten.
Wollen auch Sie Ihre kritischen Geschäftsgeheimnisse mit der zuverlässigen Information-Rights-Management-Lösung schützen? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Sprechen Sie uns an!
