Bookings ist eine Termin- und Kalender-Lösung mit nahtloser Integration in Microsoft Teams wie auch Outlook. Bei Bookings handelt es sich um eine Methode, welche es Unternehmen gestattet, ihre Dienste, Termine und Kalender online darzustellen wie auch zu verwalten. Oder anders gesagt: Mit Microsoft Bookings lassen sich mühelos Termine buchen oder reservieren. Für wen der Service spannend ist, was Bookings im Detail kann und ob das Tool DGSVO-konform ist, alles das lesen Sie im folgenden Artikel. Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, welche es kleineren und mittelständischen Firmen ebenso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden ermöglicht, Online-Buchungen für Serviceleistungen und Termine anzubieten, entgegenzunehmen wie auch zu verwalten. Die Software ist sowohl in Office 365 Business Premium- wie ebenso in Enterprise-Paketen inkludiert und implementiert sich übergangslos in Microsoft Outlook wie auch Teams, sodass Unternehmen ihre schon in Gebrauch befindlichen Lösungen ebenso bei Nutzung von Bookings problemlos weiternutzen können. Einer der Gründe, die Microsoft Bookings so beliebt macht, ist die Gegebenheit, dass es Unternehmen ermöglicht, ihren Klienten einen Self-Service zu bieten.
Das heißt: Kunden können via Microsoft Bookings ganz problemlos und flink online einen freien Terminslot reservieren, anstatt sich an einen Mitarbeiter zu wenden, welcher ihren Termin von Hand eingeben muss. Dies spart Zeit wie auch Ausgaben – und zwar auf beiden Seiten! Als User lassen sich in Bookings ziemlich einleuchtend Kalender gestalten und Teammitglieder oder neue Termintypen hinzufügen, zu welchen sich anschließend einzelne Termine erstellen lassen. Die Verfügbarkeit darstellen, Buchungsbestätigungen versenden, Erinnerungen via E-Mail schicken und eine Menge mehr gehört hier zu den Standard-Funktionen. Finden die geplanten Termine online via Microsoft Teams statt, können die Teilnehmer ganz einfach wie gewohnt per Telefon oder Computer beitreten. Fallstudie gefällig? Dies ist die beispielhafte Buchungsseite einer Universität, bei welcher man Informations- sowie Beratungs-Termine im Netz buchen kann- Temin buchen!
Welche Features bietet Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings ist eine Web-Lösung zur Buchung- sowie Terminplanung für Unternehmen, die für Office 365 verfügbar ist. Die Features von Bookings sind äußerst nützlich für Unternehmen, welche in gleichen Abständen Terminierungen mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomie, im Gesundheitswesen, im Sektor der Serviceleistungen oder im Einzelhandel.
Microsoft Bookings bietet die folgenden Funktionen:
- Online-Buchungsseite, auf der Kunden die favorisierten Leistungen buchen können
- Kalender, mit der Firmen ihren zeitlichen Plan organisieren können
- Kundenmanagement-Funktion, mit welcher Unternehmen die Kundendaten verwalten können
- Terminplanungsfunktion, um sämtliche Kundentermine online zu organisieren und zu buchen
- Kundenprofilfunktion, die alle Infos zu den Kunden speichert plus abrufbar macht
- Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Bezahlung gebuchter Termine behilflich zu sein
Die Softwarelösung Bookings wurde entwickelt, um die Planung von Terminen für Firmen zu erleichtern. Um die Stolpersteine klein zu halten, ist das Programm deshalb webbasiert und kann von jedem Computer oder Mobilgerät aus aufgerufen werden. Über die Tatsache hinaus ist Bookings nahtlos in bestehende Microsoft 365- oder Office 365-Kalender eingebunden.
Wie ist das mit dem Datenschutz?!
Der Datenschutz ist für Microsoft jederzeit von größter Bedeutung – so auch bei der Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden unterschiedliche personenbezogene Daten, etwa z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rufnummer, Adresse oder vielleicht sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verarbeitet. Für die Ersteller der Formulare, demzufolge die Firmen, die Bookings einsetzen, gilt dabei gemäß DSGVO, dass diese das Prinzip der Datensparsamkeit einhalten müssen. Das heißt, dass nur die wirklich nötigen Daten erhoben werden dürfen – beim Friseur sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon daher nicht zulässig. Was verlangt werden darf, sind lediglich die in der Tat benötigten Daten, um etwa einen Kunden anrufen zu können oder diesem den soeben reservierten Termin zu bestätigen. Das Alter beispielsweise dürfte daher kein Pflichtfeld sein, wenn es drum geht, einen Friseurtermin zu machen.
Technisch gilt:
Sobald ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die dort enthaltenen Daten an Microsoft übermittelt. Microsoft erklärt, keine personenbezogenen Daten an Dritte weiterzuleiten, außer es ist gesetzlich gefordert oder es wird die ausdrückliche Zustimmung des Kunden eingeholt. Wo die Daten gehostet sind, ist von Seiten Microsofts nichts 100%ig durchsichtig dargelegt, aus welchem Grund eine Datenweitergabe abgelegen der EU nicht unmöglich sein kann, was datenschutztechnische Gefahren birgt. Um einen DSGVO-konformen Einsatz von Bookings zu gewährleisten, sollten Firmen, welche das Terminbuchungstool Bookings nutzen wollen, alles Erforderliche in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings durchsichtig erläutern sowie dem Nutzer über die Tatsache hinaus sonstige Kontaktmöglichkeiten darlegen sowie bereitstellen. Bei Unklarheit ist es ratsam, vor dem Gebrauch einen Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen.
