Papierlos in die Zukunft!
Für die Zukunftssicherheit eines Geschäftes ist es heute elementar, dass sämtliche Geschäftsdokumente und weitere Geschäftsprozesse ineinandergreifen sowie für alle Mitarbeiter ständig und von überall aus nutzbar sind. Um dies zu garantieren, kommen wirkmächtige DM-Systeme zum Einsatz. Welche Beweggründe für die Implementierung eines modernen DM-Systems sprechen und wie Sie durch deren Nutzung den Reiseweg in papierloses Büro ebnen können, lernen Sie im anschließenden Artikel.
Unwesentlich ob digital oder noch analog:
Unternehmungen sehen sich nunmehr vor der immensen Aufgabe, eine Flut verschiedenartiger Geschäftsaufzeichnungen, Unterlagen ebenso wie weitere Daten wirksam zu speichern, zu bearbeiten und zu administrieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sie per Gesetz dazu aufgefordert sind, aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen revisionssicher und gesetzeskonform zu archivieren und fristgemäß zu löschen.
Auf die Frage, wie Geschäftsbetriebe diese Herausforderungen mit Erfolg bewältigen können, gibt es nur eine Antwort: mit einer zeitgemäßen Dokumentenmanagementlösung.
Wirkmächtige Dokumentenmanagementsysteme, abgekürzt DMS, können Betrieben dabei unterstützen, jegliche Unterlagen in Papierform zu digitalisieren sowie sie gemeinsam mit sämtlichen elektronisch vorliegenden Datensammlungen wie Mails, Office-Dokumenten oder PDF-Dateien zentral zu speichern und zu organisieren. Ferner können kluge DMS-Lösungen dokumentenabhängige Prozesse optimieren, den innerbetrieblichen Informationsfluss signifikant verbessern und so im gleichen Atemzug die natürlichen Ressourcen durch die Reduktion des Papierverbrauchs entlasten.
Die Papierflut wächst weiter!
Obwohl wir uns schon geraume Zeit im Zeitalter der Digitalisierung befinden und der Einsatz zeitgemäßer Dokumentenmanagementsysteme zahlreiche Möglichkeiten bietet, wertvolle Ressourcen zu sparen sowie den Papierverbrauch zu senken, halten weiterhin viele Firmen an einem papierbasierten Dokumentenmanagement fest.
Gemäß den Untersuchungsergebnissen des „Digital Office Index 2020“ vom Branchenverband Bitkom spielt Papier in jedem 4. Unternehmen noch eine sehr bedeutende Rolle: 8 v.H. arbeiten vollständig auf Papierbasis, 18 % weitestgehend auf Papierbasis und 36 % setzen etwa zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitalisierte Unterlagen.
Überdies sind 70 von Hundert der teilnehmenden Entscheider der Analyse „Papierlos Arbeiten Monitor 2020“ von Fellow Digitals weiterhin der Meinung, dass das Ausdrucken unverzichtbar sei.
Hierbei landet Vieles, was täglich gedruckt wird, schon kurz danach wieder im Häcksler.
Darüber hinaus führt das papierbasierte Management von Dokumenten in Hinsicht auf die beständig wachsende Menge an Dokumenten zu zeitraubenden Rechercheprozessen, nutzlosen Redundanzen, ineffektiven Arbeitsprozessen, verwirrenden Versionierungen bei Dokumenten sowie zu überlasteten Beschäftigten. Darüber hinaus können die Firmen die gesetzeskonforme sowie revisionsfeste Archivierung unter diesen Gegebenheiten oft nicht gänzlich erfüllen.
All dies kann auf längere Sicht gesehen negative Auswirkungen für die Zukunfts- und Konkurrenzfähigkeit eines Betriebs haben.
In Anbetracht dessen sollte jeder Betrieb ein aktuelles DM-System verwenden.
Aktenberge waren gestern!
Die Gründe, welche für die Nutzung eines DM-Systems sprechen, sind so zahlreich wie überzeugend:
- Daten in Echtzeit durch simplen, standort- und geräteunabhängigen Zugriff auf Unternehmensprozesse!
In einem DM-System werden sämtliche Betriebsunterlagen zentral verarbeitet, verwaltet, revisionsfest gespeichert ebenso wie fristgemäß gelöscht. Mittels unterschiedlicher Such- und Filterfunktionen ist jedwedes Dokument in Sekunden aufzufinden sowie abrufbereit – unabhängig vom Format, der Quelle der Daten, dem Ort wie auch dem Endgerät des Mitarbeiters.
- Mehr Spielraum für Produktivität!
Ein DM-System macht körperliche Archivräumlichkeiten sowie Aktenschränke unnötig. Stattdessen gibt es nur noch einen virtuellen Aktenschrank, in dem jegliche Unterlagen sowie Informationen des Geschäfts ihren Platz finden. Auf diese Weise können Unternehmen die Unkosten für die Räumlichkeiten einsparen und den gewonnenen Platz für sonstige, effektivere Zwecke nutzen.
- Green IT!
Durch die Implementierung einer DMS-Lösung können Unternehmen den Verbrauch an Papier, Druckertinte sowie Toner signifikant reduzieren. Simultan werden die Kosten gemindert und die Natur geschont.
- Wirksame Teamarbeit durch erhöhte Transparenz!
Während Papierunterlagen standardmäßig nur von einem oder wenigen Angestellten gleichzeitig einzusehen sind, können digitalisierte Firmendokumente von unterschiedlichen Beschäftigten parallel abgerufen, überarbeitet wie auch geshared werden. Die Versionierung vollzieht sich in diesem Fall selbstständig. Zusätzlich gibt eine Dokumentenhistorie konkreten Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat und was modifiziert worden ist. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Kooperation im Team signifikant.
- Zufriedenere Kunden dank Informationsplus!
Die Nutzung eines DM-Systems wirkt sich förderlich auf die Kundenzufriedenheit aus. Mittels Wiedervorlageterminen wie auch Erinnerungen senkt sich unter anderem die Chance, dass bei der Bearbeitung eine Kundenauftrages etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht protokolliert wird. Ferner können die Mitarbeiter permanent sowie unmittelbar sämtliche Dokumente zu einem Auftrag einsehen und dem Interessenten Feedback über den Bearbeitungsstand geben. Im Zuge dessen erfährt dieser einen effizienteren ebenso wie effektiveren Kundenservice.
- Revisionssichere und rechtskonforme Speicherung und Entfernung!
Durch den Einsatz einer DMS-Lösung können Betriebe aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente revisionssicher wie auch gesetzeskonform sichern und fristgemäß löschen.
Auf dem Weg ins papierlose Büro!
Der papierlose Arbeitsalltag bleibt in vielen Betrieben immer noch ein Wunschtraum.
In der Praxis bedeutet das im Hinblick auf das DM-System, dass Tag für Tag unzählige Dokumente sowie Informationen gedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, abgelegt oder aber stundenlang recherchiert werden.
Leistungsfähige DM-Lösungen können hier wirkungsvolle Abhilfe schaffen.
Sie ermöglichen, dass alle Dokumente im Geschäftsbetrieb revisionssicher, datenschutzkonform sowie zeitgleich einfach auffindbar gesichert und archiviert werden. Im Übrigen ersparen sie ein zeitintensives Management von Dokumenten auf Papier, optimieren dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse und unterstützen Firmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
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