Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, welche E-Mail, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben unterhalb einer entsprechenden Oberfläche zusammenfasst. Exchange bringt zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Mails an andere Exchange-Benutzer zu schicken, Termine zu erstellen und zu teilen, Kontakte zu organisieren und Aufgaben zu erstellen wie auch zu verfolgen.
Microsoft Exchange (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/exchange/email/) ist eine wesentliche Komponente von Office 365, einem cloudbasierten Dienst, der Benutzern die Option bietet, auf deren E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben von jedem internetfähigen Endgerät aus zuzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein beliebter E-Mail-Service, der vielen Unternehmen eine zuverlässige wie auch geschützte E-Mail-Lösung liefert. Mit der aktuellen Microsoft Exchange Cloud können Unternehmen ihre E-Mail-Accounts in der Cloud hosten sowie so von allerorts auf deren E-Mails zurückgreifen.
Microsoft Exchange ist aber viel mehr als ein E-Mail-System: Exchange enthält auch Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, smarte Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter und eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine breit gefächerte Suchfunktion und vieles mehr.
Ein anderes wichtiges Highlight von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Existierende Geräte wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder auch Teams zuweisen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich gewährleisten, dass Meetings problemlos verlaufen, weil allzeit auch tatsächlich die korrekten Räumlichkeiten und Geräte bereit stehen.
Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat viele Vorzüge, so ist die Lösung beispielsweise skalierbar, mit verschiedenen Modellen betreibbar, mit jedem Betriebssystem verwendbar und bringt eine tiefe Integration in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.
So lässt sich der Microsoft Exchange betreiben
Es gibt zwei Arten, um die Groupware-Lösung Exchange zu nutzen: Auf dem eigenen Server oder mittels Cloud. Auch hybride Mischformen der Server-Installation und des Online-Services sind mit Exchange machbar. Entschließt man sich für die Cloud-Variante, kann man entweder die Microsoft Cloud wählen oder Exchange auf Webservern von Drittanbietern hosten.
• On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die eigene, vorhandene IT-Infrastruktur eingliedern zu können, sind die Serverlizenz sowie die sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) erforderlich. Bloß wenn man beiderlei hat, ist man befugt, Microsoft Exchange auf der eigenen Hardware in seinem Rechenzentrum zu verwenden.
• Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Rahmen des Onlinedienstes Microsoft 365 kann der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Variante gebrauchen zu können, braucht es die sogenannte User Subscription License (USL). Hiermit ist man befugt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu benutzen – zeitgleich ist jedoch auch ein paralleler Betrieb im eigenen Rechenzentrum erlaubt, sodass sich flexibel hybride Hosting-Szenarien umsetzen lassen.
• Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Landschaft innerhalb Europas: Anstatt die Microsoft Cloud zu nutzen, kann man Exchange ebenso über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder IT-Dienstleister, die bei Microsoft jeweilige Lizenzen besorgt haben, bieten ein Exchange-Hosting öfters in Fasson bedarfsgerechter Tarifpakete an, die sich passgenau an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen können.
Welches Nutzungsmodell ist denn jetzt am sinnvollsten für mich? Dies hängt vor allem von der Dimension des Unternehmens ab. Für kleinere bis mittelständische Unternehmen bieten sich cloudbasierte Lösungen an, da diese in der Regel weder über die Mittel noch über das notwendige Personal verfügen, welches für die Installation sowie Unterhaltung des Microsoft Exchange Servers nötig sind. Wer maximale Überprüfung über Backups, Datenschutz und Co. haben will, für diesen kommt jedoch nur der Betrieb im privaten Rechenzentrum in Frage – einzig bei dieser Betriebsvariante obliegt einem eine Datenhoheit, was für die Unternehmen ein relevanter Gesichtspunkt ist.
Datenschutz & Exchange: Passt das zusammen?
Microsoft Exchange bietet Anwendern eine ganze Menge von Sicherheitsfunktionen, welche ihnen dabei helfen, die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien zu versichern und Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Generell kann man sagen: Exchange ermöglicht es Firmen, die Kontrolle über ihre E-Mail-Interaktion, deren Kontakte und Termine zu haben. Es kann garantiert werden, dass bloß autorisierte Leute Zugriff auf Daten bekommen.
Doch genügt das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema, besonders für Firmen aus Europa. Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten deutlich angestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt selbstverständlich der DSGVO. Wer hier auf Nummer sicher setzen will, wählt die On-Premise-Variante – bei ebendieser sind die Daten im eigenen Haus und man hat die volle Datenhoheit. Fehlen einem hierfür Ressourcen, dann bietet es sich an, Exchange über einen Anbieter in der Cloud zu nutzen. Doch Achtung: Das Rechenzentrum, in welchem die Daten gesichert sind, sollte sich in Europa (für deutsche Firmen im besten Fall in Deutschland) befinden wie auch nach ISO27001-zertifiziert sein!
Zum Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfassenden Leitfaden bereit: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide
Möchten Sie Microsoft Exchange verwenden oder Ihre bestehende Infrastruktur optimieren? Um was es auch geht: Sprechen Sie uns gerne an!
