Es gibt keine weitere Gelegenheit für einen Ersteindruck – dies gilt nunmehr im Besonderen im Berufsleben. Damit neue Fachkollegen nicht bereits während der Bewährungszeit kündigen, ist ein organisiertes Onboarding unter Einbeziehung unterschiedlicher Firmenbereiche, vor allem der IT-Abteilung, elementar. Was Firmen beim Eingliederungs-Verlauf aus Sicht der IT einplanen sollten, lernen Sie im folgenden Blogartikel.
In einer wettbewerbsgetriebenen Geschäftswelt, in der versierte Fachkräfte immer öfter ihren Job tauschen, wird ein planmäßiges und durchdachtes Onboarding-Verfahren immer bedeutsamer. Zum einen ermöglicht es einen positiven Auftakt sowie eine erfolgreiche Eingliederung neuer Fachkollegen in den Geschäftsbetrieb, zum anderen profitieren Arbeitgeber durch eine erhöhte Leistungsfähigkeit und eine stärkere Mitarbeiterbindung sowie die auf diese Weise geringeren Kosten für Mitarbeiterfluktuation.
Nach der neuen Untersuchung „Onboarding im Wandel“ (siehe PDF) von Haufe (https://www.haufe.de) haben heute 83 % der befragten Unternehmungen verstanden, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding unverzichtbar ist, um neue Arbeitnehmer schnell ins Unternehmen zu integrieren sowie nachhaltig zu binden. Gleichzeitig sind sie davon überzeugt, dass die Abwanderung von Mitarbeitern im Startjahr durch eingesetzte Onboarding-Mittel reduziert werden konnte. 93 % der Betriebe sind zudem der Meinung, dass durch planmäßige Einarbeitung die zwischenmenschliche Einbindung der neu gewonnenen Beschäftigten verstärkt und beschleunigt werden kann. 92 % der Unternehmen stimmten weiter zu, dass das auch für die fachliche Einbindung angenommen werden kann.
Trotz jener Onboarding Maßnahmen berichten 30 Prozent der Betriebe von Fällen, in welchen frisch eingestellte Arbeitnehmer noch vor dem ersten Arbeitstag wieder gekündigt haben. Eventuell, zumal sie sich zu wenig willkommen gefühlt haben, generell an der anzutretenden Arbeitsstelle Zweifel hatten oder vom zukünftigen Unternehmen bis zum 1ten Arbeitstag nichts mehr gehört haben?
Von daher reicht es also nicht, die hinzugewonnenen Fachkollegen mit einem Blumenstrauß an der Rezeption zu begrüßen – eher sind schlüssige Onboarding-Mittel wichtig, die in den Wochen und Tagen kurz vor dem Jobbeginn des neuen Mitarbeiters angewendet werden. Hierzu zählt gleichfalls das IT- Onboarding.
Das Rennen wird am Start gewonnen!
Mittlerweile ist fast jedes Unternehmen auf eine effiziente IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für Arbeitstätigkeiten eines speziellen Beschäftigten, die Administration und Steuerung von Tätigkeiten und Betriebsabläufen oder auch den Austausch innerhalb von Abteilungen, zu Unternehmenskunden oder aber mit Zulieferern.
Weil ein vollwertig eingerichteter Arbeitsplatz nicht bloß für einen 1. guten Eindruck sorgt, sondern auch für die kommende Entwicklung und die Leistungsfähigkeit eines Angestellten bedeutend ist, nimmt die Firmen-IT beim systematischen Onboarding eine tragende Rolle ein.
Beim Onboarding ist die Firmen-IT in erste Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsplatz eines neu gewonnenen Angestellten vor seinem Arbeitsbeginn aufgesetzt wird. Hierzu zählen zusätzlich zu dem Erwerben und dem Bereithalten der geeigneten Hardwarekomponenten, die Montage und das Einrichten aller eingesetzten Software, Accounts und Berechtigungen. Außerdem sollten unter anderem Sicherheits-Bewußtsein-Seminare für die Themenbereiche IT-Security sowie Datenschutz geplant und durchgeführt werden, um die neuen Arbeitnehmer von Anfang an für securityrelevante Themenbereiche empfänglich machen und stärken zu können.
Übersehen Sie beim Onboarding auf keinen Fall die Betriebs-IT!
Noch immer existieren zahlreiche Unternehmungen, in welchen das informationstechnologische Onboarding nicht zufriedenstellend einbezogen wird. In diesem Zusammenhang kann sich ein unstrukturiertes oder schlechtes Onboarding nachteilig auf die Mitarbeiterintegration auswirken und mitunter eine Unwägbarkeit für die IT-Sicherheit, Informationssicherheit, Internetsicherheit und den Datenschutz darstellen.
Somit ist das IT-seitige Onboarding für Geschäftsbetriebe unverzichtbar.
Angesichts dessen hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das nachfolgende Vorgehen erprobt:
- Selektion der adäquaten Hardware
Bei der Wahl der passenden Harwarekomponenten ist zu beachten, dass alle Firmenbereiche sowie deren Leiter von der IT, über die Personalleitung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Planungsprozess mit einbezogen werden.
In einem gemeinschaftlichen Dialog gilt es festzulegen, welche Hardware, Peripheriegeräte wie Zubehörkomponenten der neue Angestellte benötigt. Ist diese Hardware noch nicht verfügbar, muss sie von der IT in Abstimmung mit der Einkaufsabteilung beschafft werden. Sobald die Hardware verfügbar ist, erfolgt der Aufbau des Arbeitsplatzes mit dem nötigen Equipment sowie die Inbetriebnahme und Kontrolle der Web- und Telefonverbindung.
- Festlegung der benötigten Softwarelösungen sowie der Lizenzen.
Parallel zur Einrichtung des physischen Arbeitsplatzes sollte die benötigte Computersoftware ausgemacht werden. In Abhängigkeit von Tätigkeitsbereich benötigt der neu gewonnene Beschäftigte nebst den gebräuchlichen Programmen wie z.B. MS Office zudem unternehmensspezifischere Softwareanwendungen, wie u.a. ein spezielles Warenwirtschafts-System, Photoshop oder InDesign. Die Betriebs-IT muss vorab prüfen, ob Lizenzen gekauft bzw. hinzufügt werden müssen. Darauffolgend gilt es, die Programme zu installieren, die Rechte zu verteilen und das Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Arbeitnehmers einzurichten.
- Umsetzung der Arbeitszeiterfassung
Laut einem EuGH-Urteil (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14.05. 2019 sind Betriebe in der Verpflichtung, Werkzeiten von Arbeitnehmern zu protokollieren. Darum sollte für den neuen Beschäftigten ein neues Arbeitszeitkonto erstellt werden, um dessen Arbeitszeiten sofort vom allerersten Tag an erfassen zu können.
- Einrichtung der Zugangskontrolle
In einigen Unternehmen wird die Zutrittskontrolle technologisch geführt. Die IT-Abteilung sollte die einschlägigen Firmenbereiche freischalten, damit der neu gewonnene Mitarbeiter nicht vor verriegelten Türen steht.
- Zurverfügungstellung, Administration sowie Sicherung mobiler Devices
Ein Großteil der Unternehmen bieten ihren Angestellten für das mobile Tätig sein die Nutzung mobiler Devices. Wird ein neu gewonnener Mitarbeiter mit einem portablen Gerät wie zum Beispiel einem Laptop, einem Tablet-PC oder einem IPhone ausgerüstet, sollten solche Devices in einer Mobile-Device-Management-Lösung administriert werden. Um die IT-Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu optimieren, sollten die verwendeten Endgeräte insbesondere durch eine Anti-Virus-Software, eine Firewall, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Festplattenverschlüsselung geschützt werden. Darüber hinaus sollte ein virtuelles privates Netzwerk, kurz VPN, aufgesetzt werden, um neuen Mitarbeitern einen sicheren Fernzugang auf das Unternehmensnetz zu gestatten.
- Unterrichtung und Trainings zu sicherheitsrelevanten Aspekten
Bei Jobantritt erfolgt die IT-seitige Unterweisung des neuen Beschäftigten in die Technik, Softwarelösungen ebenso wie die IT-Security. Genauso sollte die Betriebs-IT den hinzugekommenen Arbeitnehmer mit den Standards für die Webnutzung und mit dem unternehmenseigenen Datenschutzprozess vertraut machen. Ferner sollten in den 1. Wochen und Monaten Security-Awareness-Trainings für die Themenfelder IT-Sicherheit und Informationsschutz terminiert und vorgenommen werden, um die hinzugewonnenen Arbeitskräfte von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Fragestellungen empfänglicher machen und interessieren zu können.
Der erste Eindruck zählt!
Insbesondere in den 1ten 100 Tagen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass neu gewonnene Arbeitnehmer wieder kündigen. Oftmals werden dabei laut der kürzlich erschienenen softgarden-Auswertung „Probezeit für Arbeitgeber“ (https://softgarden.com/de/studie/die-ersten-100-tage-aus-sicht-der-bewerber-probezeit-fuer-arbeitgeber/) ein schlechtes Arbeitsklima, zu große Erwartungen an die Betriebskultur wie auch die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managerstil als Grund genannt.
Folglich ist es unabdingbar, dass hinzugewonnene Angestellte insbesondere in der Startzeit mithilfe eines sinnvoll durchgeplanten und methodisch gestalteten Onboarding-Prozederes aufgenommen und in den Betrieb integriert werden.
Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein strukturiertes wie auch leistungsfähiges IT-seitiges Onboarding aufbauen können, das es sämtlichen Mitarbeitern gestattet, auf kinderleichte sowie informative Art und Weise durchzustarten? Dann stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
