Termine, E-Mails & mehr: Was das Allround-Talent Outlook alles kann

Wenn es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Pc-Welt nicht wegzudenken. Mit der Software aus dem Hause Microsoft lassen sich E-Mails empfangen, versenden sowie überschaulich sortieren, wodurch man stets den Gesamtüberblick über den elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen und Agenda von anderen aufrufen – mit Outlook ist alles ausführbar, was notwendig ist, um eigene Termine wie auch elektronische Briefe effizient zu organisieren sowie im Blick zu bewahren. Die Computersoftware unterstützt hier, über die wichtigsten Nachrichten wie auch Termine auf dem Laufenden zu bleiben – und dies sowohl im privaten wie auch im Geschäfts-Bereich. „Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Inhalt der allerersten E-Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so präzise – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Moment nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Nachrichten vom einen Ende ans andere Ende der Welt gesendet werden würden. Dessen Grundidee war: Am Anfang sollte der Name desjenigen stehen, für den die Post gedacht ist. Hinten soll der Name des Computers sein, welcher die Mail bekommt. Um die zwei Teile miteinander zu verbinden wie auch zugleich deutlich voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeder Tastatur gibt, das trotzdem in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- und Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Demzufolge kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage. So wurde im Jahr 1971 das @-Zeichen vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der Mail-Kommunikation geboren, welches aus dem heutigen Alltag keinesfalls mehr wegzudenken ist. 

Die allererste E-Mail-Adresse der Welt hieß übrigens tomlinson@bbntenexa – damals noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Erfinder hatte dadurch eine bahnbrechende moderne Art der Verständigung entwickelt. Aber bis die erste Mail auch hierzulande ankam, dauerte es noch mehr als zehn Jahre: Erst im Jahr 1984, das aus heutiger Perspektive noch gar nicht derart lange her wirkt, wurde die allererste Mail in Deutschland empfangen. Adressat: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin erhielt. Einstmals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das nur von Wissenschaftlern verwendet wurde. Ungefähr 20 Jahre später hat sie Einzug in fast jedermanns Haushalt wie auch jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Post – im Jahr 2020 lag die Quote der Deutschen , die via E-Mail über das Internet sprechen bei rund 87 % . Aber nicht nur nahezu jeder verwendet die Form der Verständigung, sondern auch die massive Menge an E-Mails, welche verschickt sowie empfangen werden, ist ganz und gar beachtlich: Prognosen zufolge werden im Jahr 2022 insgesamt auf der ganzen Welt 333 Mrd. E-Mails verschickt werden. Oder um es in Ziffern auszudrücken: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die Mail ist demzufolge aus dem heutigen Leben keinesfalls mehr zu ignorieren. Umso wichtiger, dass deren Erstellung und das Erlangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei läuft.

Was macht das Mailprogramm Outlook so beliebt?

Das Tool Outlook aus dem Hause Microsoft ist eine der bedeutenden Rundumlösungen weltweit, um Mails zu versenden und zu empfangen. Neben den Mailfunktionen eignet sich Outlook indes auch zum Verwalten von Terminen, Aufgaben, Kontakten sowie Notizen. Outlook ist Teil des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das Betriebssystem Windows, sondern gleichfalls für macOS betriebsbereit. Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android und iOS sowie einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über folgende Features:

• Mail: Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten. 
• Kalender: Administration sowie Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Übersicht von Details zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen zeigt. 
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ 

Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum so bezeichneten Exchange Server – einer von vielen Unternehmen genutzten Server-Infrastruktur für eine wesentliche Ablage und Verwaltung von Mails und Co. Outlook ist aber auch unabhängig vom Gebrauch eines Exchange-Servers verwendbar. 

Warum sich ein Microsoft 365-Abonnement bezahlt macht: Zusatz-Funktionen in Outlook

Mit dem Microsoft 365-Abonnement benutzen Outlook-User alle Premium-Vorteile der Software. Welche weiteren Funktionen das sind? Wir sagen es Ihnen! Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer das Programm ohne Werbung – eine wichtige Sache, um im Arbeitsalltag konzentriert bleiben zu können. Außerdem profitieren sie von optimierten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Deaktivierung unsicherer Links. Heißt: Outlook erkennt verdächtige Links in Mails, bei denen es sich um Phishing oder Scam handeln könnte und zeigt beim Klick auf einen derartigen Link Warnung an. Mögliche Viren, welche sich im Anhang einer Mail befinden können, werden von Outlook gelöscht, damit diese überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Schaden anrichten können. Hierüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch erheblich mehr Cloud-Speicher, einem Ransomware-Schutz auf OneDrive und einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Eingang oder bei den gesendeten Mails.

Termine & Mails noch besser im Blick behalten – diese Tipps machen es möglich

In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client stark gängig. Für Viele ist es am Morgen das erste Computerprogramm, welches sie aufmachen und abends das letzte, welches sie vor Feierabend schließen. Zumal derart viele Menschen tagtäglich mit dem Mail- und Kalender-Tool tätig sind, ist es Zeit für einige Empfehlungen und Tricks, welche das Arbeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit sparen oder schlichtweg helfen, den Posteingang besser im Blick zu haben. Hier kommen 5 ausgesprochen tolle Outlook-Ratschläge, die jeder Nutzer kennen sollte:

1. Kalender teilen: Wer wirtschaftlich gemeinsam im Team wirken will, der sollte nachvollziehen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo eine Konferenz hat und an welchem Tag der Klient für eine Endkontrolle vorbeischaut. Alles das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook durch das Sharen von Kalendern bewerkstelligen. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem teilen möchte – auf diese Weise kann man frei entscheiden, inwieweit man alles teilen will oder zum Beispiel nur den Titel und Standort eines Termins. Rat: Über unterschiedliche farbliche Markierungen behält man bequem den Überblick über diverse Kalender anderer Personen sowie ebenso den persönlichen Terminen.
2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu deutlich mehr Effizienz beim Arbeiten. Statt langem Forschen und Klicken kann man einfach einige Shortcuts verwenden und so viel Zeit einsparen. Man braucht sie nur kennen… Hier die wichtigsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) generieren.
3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Anwendungen ein sehr hilfreiches Feature verfügbar, um den Eingang auf dem Smartphone automatisch nach relevanten und nicht relevanten Nachrichten zu ordnen – so sieht man unterwegs nur das, was man auch wirklich sehen sollte. Dazu einfach zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst richtig zuweisen kann, ist es sinnvoll, anfangs über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, desto schneller lernt Outlook dazu.
4. Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Regel erstellen, welche alle eingehenden Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich das immer von Hand machen zu müssen.
5. Auszeiten dank „Nicht stören“: Im (Arbeits-) Alltag sind wir damit vertraut, dass überall dauernd Nachrichten aufpoppen, verschiedenste Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Nachrichten unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Für das Gehirn ist das purer Stress. Umso relevanter, zwischendurch mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende richtig nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion schlichtweg mal für Funkstille zu sorgen. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Auszeit von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kommen Sie gerne auf uns zu.