Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Programm, das Firmen dabei hilft, Tätigkeiten und Projekte optimierter zu planen und zu beobachten. Es ist mühelos zu bedienen und ermöglicht es, die Arbeit besser zu organisieren. Für wen die Cloud-Software-Methode interessant ist, was der Microsoft Planner genau kann und ob sie DSGVO-konform ist, erfahren Sie in dem aktuellen Artikel. Zusammenarbeit simpel gemacht: Das ist die Absicht von Microsoft Planner. Das Programm gibt den Usern eine Oberfläche in die Hände, mit welcher sie die Zusammenarbeit sowie alle anfallenden Aufgaben einfach organisieren und einsehen können. Mit Planner kann eine Gruppe mühelos neue To-dos erstellen, Aufgabenstellungen sortieren sowie zuordnen, Dokumente freigeben, gegenwärtige Aufgaben im Livechat diskutieren und sich über Fortschritte auf dem aktuellen Stand halten. Kurzum: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten erstellen, zuweisen sowie beobachten. Ebenfalls lassen sich Kommentare und Anhänge hinzufügen, um die Tätigkeit noch besser zu organisieren. Den Microsoft Planner zu benutzen ist eine großartige Gelegenheit, um die Produktivität im Betrieb zu steigern. Es ist ein simples und intuitives Tool, das jedem Team nützen kann, Aufgaben zu planen, zu ordnen und zu verfolgen. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Aufgaben in strukturierte Auflistungen segmentieren und Fälligkeitsdaten bestimmen, die User immer transparent im Blick haben und noch dazu an deren Einhaltung sie über individualisierbare Nachrichten erinnert werden. Microsoft Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Das Tool ist erhältlich sowohl für Windows als auch für Mac, als Web-Anwendung für den Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android & iOS).
Die Eigenschaften von Microsoft Planner im Check:
- Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben & Terminen
- Administration sämtlicher Tätigkeiten zentral an einem Ort
- Planung von Gruppenarbeit
- Zuweisung von Aufgaben
- Erstellen von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten
- Interaktion und Dialog mit anderen Benutzern
- Einfügen sowie Freigeben von Dateien
- Erstellung und Erfüllung von Checklisten
- Statusverfolgung über visuelle Diagramme
- Geschützte Datenspeicherung in der Microsoft Cloud
- Gebührenfrei erhältlich für Business-Abonnenten von Microsoft 365
Für wen ist Microsoft Planner geeignet?
Ist Microsoft Planner eigentlich das selbe wie Microsoft To-Do? Ganz eindeutig: Nein. Microsoft To-Do ist auch eine Software-Option von Microsoft, allerdings ist jene eher als einfache To-Do-Liste für einzelne Personen geeignet. To-Do ist in dessen Vielschichtigkeit und in dessen Features erheblich minder umfangreich und außerdem nicht für Teamarbeit brauchbar. Der Microsoft Planner dagegen ist perfekt tauglich für Projekte von kleinen bis mittelgroßen Teams. Für hochkomplexe Projekte und besonders große Projektteams bietet es sich womöglich mehr an, die Lösung Microsoft Project Online einzusetzen, da der Planner dort irgendwann an seine Limitierungen gelangt. Microsoft Planner begünstigt übrigens agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert beispielsweise ein Kanban-Board, auf dem sich Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop hin- oder herschieben lassen. Seine volle Kompetenz bringt die Lösung, wenn es im Team eingesetzt wird. Speziell für kleine oder mittelständische Unternehmen kann Planner eine Möglichkeit sein, die Produktivität zu erhöhen und die Kommunikation im Team signifikant zu optimieren. Gleichsetzen lässt sich das Aufgabentool aus dem Hause Microsoft am meisten mit Software-Lösungen wie Trello, Asana oder Jira. Im Unterschied zu diesen hat der Planner allerdings den immensen Benefit, dass dieser nahtlos integrierbar ist in das Microsoft-System – es gibt daher bestehende Schnittpunkte zu Outlook, SharePoint wie auch Microsoft Teams. Für Firmen, die daher schon eines oder eine Vielzahl jener Tools verwenden, ist der Planner eine intelligente Erweiterung der Softwarelandschaft. Auch weil der Einsatz als Besitzer eines Business, Enterprise oder Education Office 365-Abonnements kostenlos ist, sodass keine zusätzlichen Lizenzkosten entstehen für den Gebrauch von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.
DSGVO & Microsoft Planner: Passt das zusammen?
Wer über die Tatsache nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabenplaner zu benutzen, ist wahrscheinlich sowieso schon Microsoft 365 Kunde und hat sich mit den damit eintreffenden Datenschutzthematiken beschäftigt. Für alle 365-Abonnenten, welche sich dem Thema DSGVO noch nicht gewidmet haben, sei hier klar gesagt, dass sie das schleunigst nachholen sollten, da ein Gebrauch von Microsoft 365 ohne gewisse Handlungen nicht zwangsläufig rechtens ist gemäß europäischem Recht. Wir raten allen Microsoft 365-Usern in jedem Fall eine Risikobewertung zu machen und zudem in Anbetracht auf den Datenschutz eine strikte Konfiguration des Services vorzunehmen. Soll bedeuten: Deaktivieren Sie unbedingt alle Services, welche Sie nicht zwingend brauchen. Und, was durchaus komplexer, doch wesentlich notwendiger ist: Deaktivieren Sie sämtliche Services, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden. Wer schon seine Hausaufgaben gemacht hat, jener kann beim Einsatz von Planner entspannt durchatmen: Die Daten von Microsoft Planner werden in Irland und/oder den Niederlanden gespeichert, dementsprechend in der EU. Ein minimales Restrisiko dafür, dass möglicherweise personenbezogene Daten unrechtmäßig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, bleibt allerdings. Dieser Fakt ist aber bei Gebrauch der Alternativen zu Planner, also Trello, Asana und Co., relativ vergleichbar.
