Dropbox, Google Drive, iCloud wie auch mehr – Cloud-Dienste gibt es heutzutage viele. Die Option aus dem Hause Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt heißt OneDrive. Was kann OneDrive? Punktet die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Bewährt sich der Service eher für private oder für geschäftliche Zwecke? Wir haben OneDrive einstmals unter die Lupe genommen…Mit Unterstützung des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so attraktiv lautet: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem anderen Cloud-Storage-Dienst, Dateien speichern, damit diese ortsungebunden im Zugriff sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, welche erhältlich ist für WindowsPhone, iOS und Android. Mit OneDrive hat man also Fotos und Dateien allerorts und auf jedem Gerät parat – äußerst praktisch! Ein Cloud-Speicher ist allerdings nicht nur nützlich, um von allerorts auf Datenmaterial zurückgreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts bzw. Defekts des Endgeräts ist es sehr kostbar, wenn alle relevanten Daten an einem anderen Ort, beispielsweise eben in OneDrive, gespeichert sind. Eine Eigenschaft, die sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien enorm von Nutzen ist. Ein Backup wird damit trotzdem nicht substituiert. Damit immer sämtliche Daten überall synchron sind, kann man ganz einfach einen sogenannten OneDrive-Ordner auf dem PC anlegen. Alle Dateien, die in diesen Ordner bewegt werden, befinden sich dann automatisch in der OneDrive-Cloud. Sobald Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, verändert oder beseitigt werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf allen anderen Speicherorten. Einzige Anforderung dafür: Eine Internetverbindung. Für einen optimalen Wechsel mit anderen, lassen sich Dokumente oder Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob das Geburtstagsfoto des Enkels, welches man der Oma zusenden möchte, oder der Geschäftsbericht, den man dem Arbeitgeber zur Durchschau zukommen lassen will. Anstatt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder sie auf einen USB-Stick zu ziehen und so für ein Duplikat der Datei zu sorgen, wird diesem, dem man das entsprechende File zur Verfügung stellen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht extrem direkt und sorgt zeitgleich dafür, dass keinerlei unnötige Kopien von Dateien gefertigt werden.
Tipp: Wenn Sie Windows 10 gebrauchen, ist OneDrive im Vorfeld auf Ihrem PC installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download
Co-Authoring & mehr: Was OneDrive for Business ausmacht
Zusätzlich zur OneDrive Standard-Option bietet Microsoft auch ein Produkt mit dem Namen „OneDrive for Business“ an. Hierbei handelt es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher besonders für den Gebrauch in Unternehmen konzipiert wurde und demnach ideal auf die Teamarbeit individualisiert wurde. Die Cloud-Lösung beruht im Kern auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit mehreren Personen an ein- und demselben Dokument gemeinsam arbeiten – Co-Authoring nennt man die effiziente Arbeitsweise, die tolles Teamwork der Zukunft möglich macht. OneDrive arbeitet Hand in Hand mit den Microsoft Applikationen – besonders mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, die Nutzer A in OneDrive gespeichert hat, von Person B via Browser eingesehen wie auch bearbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint installiert haben muss auf dem Rechner. Und Nutzer C kann vom anderen Ende der Welt hierbei zuschauen und die Änderungen beurteilen. Diese Möglichkeiten vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams immens, besonders in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und ein anderer Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können zudem sämtliche Mitarbeiter bei der kollaborativen Arbeit immerzu die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen. Zusätzlicher Vorteil von OneDrive for Business: Anwendern steht eine Versionierung bereit. Nutzer können also alte, vorher abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, die in OneDrive liegen, rekonstruieren. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund ganz von allein gespeichert und können bei Bedarf erneut genutzt werden.
Erfüllt OneDrive die Vorgaben der DSGVO?
Vorrangig einmal muss man anerkennen, dass für eine Methode wie OneDrive, in der sensible, vertrauliche Daten gespeichert sind – egal ob jetzt aus privatem oder geschäftlichem Umfeld – das Thema Datenschutz eine wesentliche Rolle spielt. Ebenso muss transparent sein, wer (zumindest in Theorie) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann. Wie ist die Sachlage? Also, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einstmals abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten innerhalb von OneDrive extra verschlüsseln möchte, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Erweiterung für einen geschützten Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, welche dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Lösung, die dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine simple, aber wichtige Maßnahme zum Schutz vor Hackern: Sichere Passwörter nutzen und selbige periodisch ändern. Wo sind die Daten gespeichert? Das ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive liegen, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist das aus Datenschutz-Sicht äußerst bedenklich zu begutachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Einsatz wäre somit für europäische Unternehmen nicht denkbar, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß natürlich um den Zustand. Deshalb werden die Daten aller Unternehmen, welche OneDrive for Business nutzen, und ihren Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert. Wer genaue Informationen sucht, an welchem Ort Microsoft welche Daten speichert, wird auf jener Webseite garantiert fündig. Dort sind sämtliche Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar gelistet. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden folglich ausschließlich in Deutschland gehostet.
Cloud-Speicherdienste im Generellen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken kritisiert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Umsetzung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – auch wenn das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an selbiger Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden maschinell zu durchforsten. Diese Maßnahme dient dafür, Dateien ausfindig zu machen, welche „unangemessene“ Inhalte zeigen. Sieht der Microsoft-Crawler Informationen, die gegen seine Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in der persönlichen OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern also zum Beispiel das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf denen das Kind logischerweise unbekleidet ist, könnte dies theoretisch zu einer Blockierung des Kontos leiten – über den vollautomatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto entdeckt und als unangemessen eingestuft werden. Die Auseinandersetzung darüber, inwiefern jene verdachtsunabhängigen Scans nützlich und rechtlich überhaupt erlaubt sind, wird bereits seit längerer Zeit geführt – bisher mit unterschiedlichen Resultaten. Aber Fakt ist: Wer OneDrive verwendet, der stimmt dem Gebrauch dieser Technik und dem vollautomatischen Scan der eigenen Daten zu – dies sollte man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es zu verwenden.
Wenn Sie Motivation haben, OneDrive in Ihrem Betrieb einzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir können Sie im Handling mit OneDrive schulen, helfen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und kümmern uns darum, dass Sie OneDrive for Business zuverlässig einsetzen. Ebenso unterstützen wir bei Bedarf beim Datenumzug und dem Anlegen einer Ablagestruktur – um was es gleichfalls geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!
