Wenn es um eine Verarbeitung von Textinhalten auf dem PC geht, kommt man um ein Programm nicht herum: Die Sprache ist von Microsoft Word. Mit einem Marktanteil von ganzen 85 % zählt Word zum meistgenutzten Textverarbeitungstool in deutschen Unternehmen, wie eine wichtige Begutachtung aus 2020 zeigt. Wie kommt der außergewöhnlich hohe Quotient zustande? Nun, um dies knapp zu halten: Microsoft Word ist einfach gut. Die Computersoftware war, als sie zu Beginn der 90er rauskam, bahnbrechend und wurde seitdem beständig fortentwickelt und an die Belange der Nutzer angepasst. Ungeachtet verschiedener Software-Alternativen auf dem Markt kann bis heute keinerlei Konkurrenz-Angebot Word den Grad ablaufen. Aber was ist der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Word? Was macht das Computerprogramm derart beliebt? Die Computersoftware Word von Microsoft ist ein Textverarbeitungsprogramm und Element des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS erhältlich. Über die Tatsache hinaus gibt es ebenfalls mobile Apps für Android, iOS und Windows Phone. Fast immer, wenn es um Text geht, der auf dem Computer in einer Art gespeichert oder auch verarbeitet werden möchte, ist Word eine geeignete Entscheidung. Die Einsatzgebiete sind also riesig und reichen vom privaten bis in den beruflichen Sektor: Von der Erstellung von Büchern über Prospekte, Einladungen, Briefe sowie Broschüren ist mit Word alles möglich. Um all diesen Veröffentlichungen einen individuellen Anstrich verleihen zu können, können Sie Inhalte in Word vielfältig formatieren: Soll das Verfasste linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder etwa im Blocksatz stehen? Wie groß sollen die Buchstaben sein und welche Schrift soll eingesetzt werden? In welcher Größe sollen die Abstände zum Rand sein? Word-Dateien lassen sich übersichtlich gestalten, man kann hierzu passend Inhaltsverzeichnisse entwerfen und Bilder einfügen – all diese, und noch viele Einstellungen mehr, lassen Schriftstücke in den verschiedensten Ausprägungen entstehen.
So entstand das Textverarbeitungsprogramm Word von Microsoft
Der Begriff WYSIWYG hat mit Word weltweite Berühmtheit erlangt. Bestimmt meint jetzt der eine oder andere: Wysi-was?! – WYSIWYG ist ein Akronym, das in der Informationstechnologie für den Grundgedanken „What You See Is What You Get“ steht. Mit alternativen Worten: Das, was man in Word sieht, bekommt man am Ende ebenso als Ergebnis heraus, sobald man dieses ausdruckt oder als sogenanntes nicht veränderbares PDF-Dokument abspeichert. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Diese Beschaffenheit der Echtzeitdarstellung war damals, als Microsoft Word am Markt erschien, noch vollkommen revolutionär. Aus aktueller Sichtweise mag es abwegig klingen, aber: Im Jahr 1989, als eine erste Windows-Version veröffentlicht wurde, kamen viele Computer wegen der WYSIWYG-Technologie an ihre Leistungsgrenzen. Demzufolge war die Selektion an Schriftrichtungen etc. in Word auch noch deutlich eingeschränkter, im Vergleich zu heute. Verschiedene Formatierungen austesten? Ging bis dato bloß durch Ausdrucken und Nebeneinanderlegen der unterschiedlichen Druckergebnisse. Das Endresultat schon gleich auf dem Display im Verlauf des Entstehungsprozesses erblicken zu können, war also am Anfang der 90er Jahre absolut fortschrittlich und eine Steigerung im Bereich Usability – also in Sachen Anwenderfreundlichkeit sowie Gebrauchstauglichkeit einer Computersoftware. Apropos: Aufgrund der tollen Erfolgsgeschichte des Stücks Computersoftware hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a gestiftet. Dieser Code ist in Obhut des Computer History Museums, wo dieser seit 2014 für wissenschaftliche Zwecke zum Herunterladen bereitsteht.
Was Word so beliebt macht: Das alles steckt im Textverarbeitungstool
Seit vielen Jahren zählt Microsoft Word zum Standard-Repertoire in nahezu jeder Einrichtung und auf nahezu jedem privaten Rechner – solange logischerweise kein Mac im Einsatz ist (aber auch für macOS existiert im Übrigen inzwischen eine vollumfängliche Word-Ausführung). Mit Word lassen sich Dokumente in ein Format bringen und mit individuellen Layouts ausstaffieren, das wissen wir bereits – doch was existiert zusätzlich in der Computersoftware, dass diese derart erfolgreich ist? Eins der mächtigsten Tools in Word ist die umfassende Rechtschreib- sowie Grammatikprüfung. Falls man sich verschreibt, wird dies als falsch erkannte Wort rötlich unterkringelt. Mit Rechtsklick kann in Sekundenschnelle das korrekte Wort ausgewählt werden – leichter geht’s nicht! Word beachtet dabei aber nicht nur die Rechtschreibung, sondern genauso Satzstruktur, Groß- sowie Kleinschreibung sowie Interpunktion. Enorm nützlich und für viele Anwender eines der wertvollsten Tools im Umgang mit geschriebenem Text. Auch eine absolute Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Schreiben, besonders in der Gruppe: Die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion. Einmal über Überprüfen > Änderungen nachverfolgen aktiviert, werden alle Anpassungen, welche an dem Dokument vorgenommen werden, automatisch in Word durchschaubar protokolliert. Gepaart mit der Kommentar-Eigenschaft (Überprüfen > Neuer Kommentar) hat man somit das bestmögliche Handwerkszeug, um in Kooperation an Texten zu arbeiten. Darüber hinaus sind diese beiden Werkzeuge ideal geeignet, um die textlichen Arbeiten anderer Personen Korrektur zu lesen oder auch diesen Rückmeldung zu geben. Mit ebenjenen neuen, so bezeichneten „Modernen Kommentaren“ hat Microsoft jene viel genutzten Word-Eigenschaften sogar noch leistungsfähiger an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst: Kommentare sind von nun an noch überschaubarer nach Absender untergliedert und lassen sich in Threads zusammentun. Schreibt man an einem in der Cloud eingelagerten Text, können in den modernen Anmerkungen per @mention Nutzer direkt in einer Anmerkung genannt werden und man kann Teilnehmern aus dem Word-Dokument heraus Aufgaben zuordnen – super smart!
Sechs Tipps für effizienteres Arbeiten mit Word
Da dermaßen zahlreiche Menschen jeden Tag mit Word arbeiten, ist es an der Zeit für ein paar Tricks, welche uns im Office-Tagesgeschäft mit dem Textverarbeitungsprogramm beträchtlich Zeit sparen können. An dieser Stelle kommen deshalb sechs echt geniale Word-Tipps, die jeder Nutzer kennen sollte:
- Vorlagen nutzen: Microsoft stellt unzählige Layouts für Word kostenfrei zur Verfügung: Aus mehr als 40 Rubriken kann man von CVs, Kalendern, Postern, Faltblättern, Broschüren, Einladungen, Unternehmens Plänen sowie etlichen weiteren Design-Vorlagen aussuchen, welche einem jede Menge Aufwand ersparen.
- Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C und STRG + V für Kopieren und Einfügen kennt mit Gewissheit jedermann. Aber was ist mit STRG + S für abspeichern? Oder wussten Sie, dass Sie durch Markern eines Absatzes und STRG + L den Inhalt linkszentriert setzen, dagegen der Inhalt durch STRG + R rechtsbündig erscheint? Einen Textabstand von 1,5 schaffen funktioniert ebenso ganz flink und mühelos über STRG + 5. Und wer die vorherige Handlung rückgängig machen möchte, presst einfach STRG + Z. Alles in allem: Shortcuts ersparen, sinnvoll angewendet, extrem viel Zeit. Eine Zusammenfassung sämtlicher zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen in Word ist hier zu finden.
- Formatvorlagen individualisieren: Gerade im Unternehmensumfeld, wo ein bestimmtes Corporate Design eingehalten werden soll, bieten sich Formatvorlagen an, mit dem Ziel, Dokumenten einen homogenen Touch zu verleihen. Einmal in der Formatvorlage definiert, ist zum Beispiel die Hauptüberschrift ganz selbstständig in Verdana 24 Pt. mit einem Abstand von 20 Pt. nach unten, während der Fließtext 12 Pt. hat sowie im Blocksatz repräsentiert ist. Formatvorlagen sind bei der Erzeugung von akademischen Werken ein totales Muss, damit beispielsweise das Register fehlerfrei erstellt wird, doch auch im Unternehmensumfeld eine klare Referenz, um ein durchgängiges Äußeres zu garantieren und sauber gegliederte Unterlagen zu erhalten.
- Blindtext einfügen: Wer viel mit Word arbeitet, der wird auch oft unterschiedliche Formatierungen ausprobieren, um mit dem Design zu hantieren. Wie jeder weiß, das Auge sieht selbstverständlich mit. Um diverse Formatierungen zu testen, ist es förderlich, Absätze mit Blindtext, folglich bedeutungslosem Text mit wahllosem Kerngehalt, einzufügen. In Word kann man das super einfach und schnell machen, indem man Folgendes am Anfang einer frischen Textzeile eintippt und Enter drückt: =rand(2,3) – Die vorderste Zahl steht dabei für die Anzahl der Absätze; ein Wert zwischen 2 und 5 sollte also für die der Mehrheit der Fälle passend sein. Der zweite Wert gibt die Menge der Textsätze an, die im Absatz enthalten sein sollen; für sehr kleine Textabsätze eignen sich also Zahlen zwischen 2 und 4, für ein wenig größere Textabsätze wählt man hier 5 oder eine größere Zahl.
- Cursor-Position merken: Eine Eigenschaft, welche besonders bei der Arbeit an mehrseitigen Dokumenten beachtlich hilfreich ist, ist ein Merken der vorherigen Cursor-Position. Word sichert ganz automatisiert die vergangenen vier Cursor-Standorte mit – ohne, dass man was dafür tun muss. Man sollte nur wissen, wie man diese aufsuchen kann: Hierfür Shift und F5 pressen. Auf diese Weise lassen sich die vergangenen vier Bearbeitungsstellen im Schreiben in Sekundenschnelle finden.
- Speichern, speichern & nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, wird das Szenario vielleicht auch schon mal erlebt haben: Zig Seiten Text sind bereits geschrieben doch gerade dann hängt sich der Computer auf oder der Notebook Akku vom Laptop ist leer. Dokument abgespeichert? Leider nicht. Deswegen allgemein der Hinweis: Regelmäßig zwischenspeichern! Doch da die meisten über einen Tag verteilt mehrere Word-Dokumente öffnen, final noch ein Tipp, wie man alle geöffneten Word-Dokumente zum Feierabend hin auf einmal speichern kann: Shift-Taste drücken, auf „Datei“ klicken sowie „Alles speichern“ auswählen. Alle schließen geht übrigens ebenso schlau: Shift gepresst halten > Datei > Alles Schließen. Na dann: Schönen Feierabend!
Selbstverständlich ist abschließend noch anzumerken, dass Word logischerweise nicht das einzige Textverarbeitungsprogramm ist, welches es auf dem Markt gibt: Andere Möglichkeiten sind beispielsweise Pages von Apple , sowie Textmaker aus der Softmaker-Office-Suite – die einzige Software dieser Art aus Deutschland. Weitere Word-Alternativen sind das kostenlose Programm OpenOffice Writer von Apache und der quelloffene LibreOffice Writer und LaTeX , welches jedoch im Gegensatz zu Word nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und deshalb deutlich komplexer in der Bedienung ist.
Möchten auch Sie mit Microsoft Word Ihren Arbeitnehmern zu mehr Leistungsfähigkeit verhelfen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
