Heutzutage verändert sich das implizite sowie explizite IT-Wissen ständig. Erschwerend kommt dazu, dass das kostbare IT-Wissen zunehmend in unterschiedlichen Formen und an unterschiedlichsten Orten aufbewahrt wird, etwa in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder auch in den Köpfen der IT-Arbeitnehmer*innen. Vor allem im Hinblick auf den demografischen Umbruch ist es für Unternehmen unerlässlich, eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie einzurichten. Weil bloß auf diese Weise können sie sichergehen, dass kurzfristige sowie nötige Entscheidungsgrundlagen weiterhin rechtzeitig gemacht werden können. Was Wissensmanagement genau heißt und welche Leistungen eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie umfassen sollte, lesen Sie in dem nachfolgenden Blogbeitrag.
Kaum ein anderes Phänomen hat heute so zahlreiche und langanhaltende Auswirkungen auf die Unternehmen, wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Mangel kompetenter Nachwuchskräfte sowie Fachkräfte. Zum anderen steht er für starke Wissensverluste durch die wachsenden Fluktuationsraten und das altersbedingte Ausfallen vieler Arbeitnehmer*innen aus dem Arbeitsleben.
Die Ergebnisse einer aktuellen Studie (https://www.prognos.com/de/projekt/arbeitslandschaft-2025) des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos (https://www.prognos.com/de) für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft (https://www.vbw-bayern.de/vbw/index.jsp) bestätigen, dass schon im Jahr 2025 2,9 Millionen Facharbeiter am deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird diese Leerstelle mit 3,6 Millionen nicht vorhandenen Facharbeitern ihren Höhepunkt erlangen.
Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen essenziell, das wertvolle Wissen der Wissensträger mit System festzuhalten und die nachfolgenden Mitarbeiter*innen hiermit fortzubilden – insbesondere im IT-Bereich.
Ein erprobtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!
Definition: Was ist IT-Wissensmanagement?
Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden sämtliche strategischen und operativen Tätigkeiten eines Betriebs gefasst, welche einen Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe sowie die Speicherung von IT-Wissen verbessern.
Im Zuge dessen werden zwei Arten von Wissen differenziert: explizites und implizites IT-Wissen.
• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen dreht es sich um dokumentiertes wie auch reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder etwa Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen dreht es sich um Know-how, welches auf der Intuition, den Erfahrungen sowie dem Können bestimmter IT-Fachkräfte beruht. Demnach ist dieses nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gespeichert und entsprechend schwierig reproduzierbar beziehungsweise teilbar, wie beispielsweise das Wissen einer umfassenden Problembehebung einer Computersoftware.
Entsprechend zu den zwei Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie und die People-to-People-Strategie.
• People-to-Document-Strategie: Dabei handelt es sich um ein Konzept, das eine allgemeine Verfügbarmachung von IT-Wissen an speziellen Standorten anstrebt. Diesbezüglich bieten sich insbesondere Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad sowie einer längeren Gültigkeitsdauer an.
• People-to-People-Strategie: Im Unterschied hierzu befasst sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Vermittlung sowie dem gewinnbringenden Einsatz von IT-Wissen im Unternehmen. Diese Strategie ist vorrangig für komplexes Spezialwissen geeignet.
Ressource „IT-Wissen“ richtig nutzen!
Der intelligente Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist inzwischen ein erfolgskritischer Aspekt für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Besonders in Zeiten, in welchen sich das IT-Wissen begründet durch die unaufhaltsame Digitalisierung und globale Verkettung rasanter verändert, sind Werkzeuge wie auch Methoden des IT-Wissensmanagements agiler geworden.
Wenngleich das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation größtenteils aus gemeinschaftlichen Wissensdatenbanken bestand und die Aufgabe hatte, selbige einzurichten sowie zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute entscheidend mehr Tätigkeiten. Hierzu gehören:
- IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation befasst sich mit der Auswertung sowie Beschreibung des IT-Wissensumfeldes des Unternehmens. Das Ziel ist es, eine Aufzählung aller internen sowie externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Betriebs zu erhalten.
- IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung beschäftigt sich mit der Entwicklung von neuem IT-Wissen in Unternehmen, beispielsweise durch angepasste Lernprozesse, performante digitale Tools oder neue didaktische Ansätze. Das Ziel ist es, das IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
- IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb dreht es sich darum, innovatives IT-Wissen nicht unternehmensintern zu entwickeln, sondern extern zu erlangen, beispielsweise durch die Kooperation mit einem Managed-Services-Provider. Das Anliegen ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um etwa künftige IT-Projekte rascher bewerkstelligen zu können.
- IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung befasst man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgebrochen werden können, um das schon vorhandene IT-Wissen ideal zu verbreiten.
- IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Thematik, wie das existierende IT-Wissen ideal gebraucht werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu verbessern und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu verringern.
- IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Aufgabengebiet eines umfangreichen IT-Wissensmanagements. Die Absicht ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise gar über einige IT-Mitarbeiter*innen-Jahrgänge über zu sichern, auf dem aktuellen Stand zu halten und besonders vor Datenverlusten sowie internen wie externen Angriffen abzusichern.
- IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu evaluieren.
IT-Wissensmanagement: Welche Modelle gibt es?
Es gibt mittlerweile eine Menge unterschiedlicher Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen im Handel, die das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Wichtigsten zählen.
• das Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell
Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie …!
Ein IT-Wissensmanagementsystem ist vergleichbar mit einem natürlichen Gehirn. Der wesentliche Unterschied besteht jedoch daraus, dass es sich aus dem impliziten sowie expliziten Know-how vieler Köpfen zusammensetzt und dem Unternehmen auf diese Weise viele Vorteile und Chancen bietet.
Dazu gehören unter anderem:
• volle Klarheit plus den Gesamtüberblick über die Kenntnisse und das IT-Wissen aller Mitarbeiter*innen
• nachhaltige Dokumentation, welche Erfolge und Misserfolge wesentlich erkennbarer macht
• frühzeitige Erkennung von Chancen und Gefahren
• optimierte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Interaktion dank einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Problemen
• optimierter Kundenservice sowie Qualitätssteigerung
• Steigerung der Zufriedenheit der Kunden dank optimierter IT-Produkte und IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market dank eines inneren IT-Wissensmanagements
• Vermeidung von Doppelarbeiten dank zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Fakten, Best Practices und Antworten für alle IT-Fachkräfte
• Potenzierung von IT-Expertenwissen
Fazit: Eine sinnvolle Bereicherung!
IT-Wissensverlust kann Unternehmen hochpreisig zu stehen kommen. Nicht verwunderlich daher, dass der Gebrauch von leistungsstarken IT-Wissensmanagementsystemen mit der wachsenden Größe des Betriebs, der IT-Wissensbasis sowie der IT-Wissensmitarbeiterinnen an Relevanz gewinnt. Eine umfangreiche und ideal funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie gibt Unternehmen die Möglichkeit, das geballte IT-Wissen ihrer Mitarbeiterinnen zu identifizieren, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten und weiterzugeben – aber auch zu messen wie auch zu bewerten.
Möchten auch Sie mit leistungsstarken IT-Wissensmanagement-Werkzeugen den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Betriebs optimieren und somit die Folgen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns.
